Banka hareketlerini otomatik aktarma: ekstre girmeye son

Banka hareketlerini otomatik aktarmak için banka hesabınızı muhasebe yazılımına açık bankacılıkla bağlar, hareketlerin hangi sıklıkta çekileceğini ve hangi kurala göre hangi cariye işleneceğini bir kez tanımlarsınız. Sonrasında hareketler kendiliğinden gelir, eşleşenler fişe dönüşür, yalnızca eşleşmeyenler sizin onayınızı bekler.

Jetvel’de bu akış banka bazlı otomatik çekim, Bekleyen Açık Bankacılık İşlemleri ekranı, eşleştirme kuralları ve geri alma adımlarından oluşur. Bu yazıda her birini ve kurulumu adım adım anlatıyoruz.

Neden elle ekstre girişi artık yetmiyor?

Günde onlarca havale ve EFT alan bir işletmede banka ekstresini işlemek şu döngüye dönüşür: internet şubesine gir, ekstreyi indir, her satırın açıklamasını oku, ilgili cariyi bul, fişi kes. Bu sürecin üç zayıf noktası vardır:

• Gecikme: Ekstre haftada bir işleniyorsa cari bakiyeler ve tahsilat takibi bir hafta geriden gelir.
• Mükerrer kayıt: Aynı ekstre iki kez yüklendiğinde ya da virman iki bankada da işlendiğinde bakiye bozulur.
• Yanlış eşleşme: Eşinin hesabından ödeme yapan müşteri ya da kısaltılmış unvan, hareketin yanlış cariye işlenmesine yol açar.

Otomatik aktarma bu üç sorunu birlikte ele alır.

Banka bazlı otomatik çekim

Jetvel’de otomatik çekim her banka tanımı için ayrı ayarlanır, bağlı her hesap için ayrıca açılıp kapatılabilir. Ayarlanabilen başlıca seçenekler:

Ayar	Ne işe yarar?
Çekim aralığı	15 dakika, 30 dakika, 1 saatten 24 saate kadar seçenekler
Saat aralığı ve günler	Çekimin yalnızca mesai saatlerinde ya da belirli günlerde yapılması
Geriye dönük kontrol	Her çekimde son kaç günün yeniden kontrol edileceği
İlk çekim	Bağlantıdan sonraki ilk çekimde kaç gün geriye gidileceği
Otomatik aktarım	Eşleşen hareketlerin onay beklemeden fişe çevrilmesi
Bildirimler	Bekleyen hareket oluştuğunda ya da çekim hata verdiğinde haber verilmesi

Bazı bankalar sorgu sınırı uyguladığı için o bankada izin verilen en kısa aralık daha uzun olabilir; ekran bunu bankaya göre gösterir. Beklemek istemediğinizde “Şimdi Çek” ile hesabı hemen güncelleyebilirsiniz. Her çalışma kaydı tutulur: kaç hareket çekildi, kaçı yeni, kaçı eşleşti, kaçı aktarıldı, kaçı mükerrer çıktı.

Otomatik aktarım açıksa fişler, ayarlarda seçtiğiniz kullanıcı adına ve onun yetkileriyle kesilir. Böylece kimin hangi fiş türünü oluşturabileceği kuralı otomatik akışta da geçerli kalır.

Bekleyen Açık Bankacılık İşlemleri

Otomatik aktarılmayan her hareket Finansal Yönetim › Açık Bankacılık İşlemleri ekranına düşer. Hareketler dört durumdan birindedir: bekliyor, aktarıldı, yok sayıldı ya da mükerrer. Bu ekranda şunları yapabilirsiniz:

• Eşleşmeyen harekete karşı hesabı listeden seçmek,
• Seçimi “bu IBAN’ı hatırla” ile kalıcı bir kurala dönüştürmek,
• Seçili hareketleri toplu olarak fişe aktarmak,
• Muhasebeye girmeyecek hareketleri yok saymak,
• Yeni kural ekledikten sonra bekleyenleri yeniden eşleştirmek.

Pozitif tutarlı hareketler gelen havale, negatif tutarlılar gönderilen havale fişi olarak aktarılır. Karşı hesap sizin başka bir banka hesabınızsa hareket virman fişi olur.

Eşleştirme kuralları nasıl çalışır?

Jetvel bir hareketin karşı hesabını bulurken sabit bir sıra izler:

1. Sizin kurallarınız: Önce tanımladığınız eşleştirme kuralları öncelik sırasıyla denenir.
2. Kimlik bilgileri: Açıklamada geçen VKN/TCKN, IBAN veya hesap numarası cari kartlarla karşılaştırılır.
3. Unvan: Kimlikle eşleşme yoksa açıklamadaki isim cari unvanlarıyla karşılaştırılır.
4. Gönderen / Alıcı alanı: Açıklamanın serbest metni sonuç vermezse “Gönderen” veya “Alıcı” kısmına bakılır.
5. Bankanın verdiği karşı taraf bilgisi: Banka ayrıca karşı IBAN veya ad gönderiyorsa o da kullanılır.
6. Varsayılan hesap: Hiçbiri tutmazsa Varsayılan Tanımlar’da belirlediğiniz karşı hesap atanır. İsterseniz eşleşmeyen girişler gelir, çıkışlar gider hesabına yönlendirilebilir.

Bir kural şu parçalardan oluşur:

• Kapsam: Tüm bankalar, belirli bir banka ya da belirli bir banka hesabı.
• Yön: Giriş, çıkış veya her ikisi.
• Alan: Açıklama, karşı taraf IBAN’ı veya karşı taraf adı.
• Koşul: İçerir, eşittir veya ile başlar.
• Karşı hesap ve öncelik: Kural tutarsa hareketin işleneceği hesap ve kuralın sırası.

Örneğin “açıklama KİRA içerir ve yön çıkış ise kira gider hesabına işle” ya da “karşı taraf IBAN’ı şuna eşitse bu bayinin cari kartına işle” gibi kurallar yazabilirsiniz. Eşit öncelikli kurallarda daha uzun, yani daha özel kalıp önce uygulanır. Karşılaştırma Türkçe karakterlere ve büyük/küçük harfe duyarsızdır.

Mükerrer koruması ve geri alma

Otomatik aktarımın güven vermesi için yanlışların kolayca düzeltilebilmesi gerekir. Jetvel’de:

• Bankanın referans numarası her harekette saklanır; aynı hareket ikinci kez fişe dönüşmez.
• Referansı olmayan eski aktarımlar için aynı gün, aynı tutar ve aynı açıklama kontrolü yapılır.
• Virman iki bankanın hareketinde de göründüğü için, diğer bankadan zaten aktarılmış virman tekrar işlenmez.
• Geri al ile seçtiğiniz hareketlerin fişleri silinir, hareketler karşı hesaplarıyla birlikte bekleyenlere döner. Silme yetkisi fiş türüne göre ayrıca denetlenir.
• Düzelt ile aktarılmış bir hareketin karşı hesabını değiştirirsiniz; fiş geri alınır ve yeni hesapla yeniden aktarılır.
• Bir fiş başka bir ekrandan silinirse ilgili hareket kendiliğinden bekleyenlere döner.

Başlangıç için örnek kural seti

İlk gün her şeyi kurala bağlamaya çalışmayın. Hareketlerinizin büyük kısmını oluşturan birkaç düzenli kalemle başlamak yeterlidir:

• Kira ödemesi: Yön çıkış, açıklama “KİRA” içerir → kira gider hesabı.
• Personel maaşları: Yön çıkış, açıklama “MAAŞ” içerir → ilgili personel ya da maaş hesabı.
• Düzenli tedarikçi: Karşı taraf IBAN’ı eşittir → tedarikçinin satıcı kartı.
• Banka masrafları: Yön çıkış, açıklama “MASRAF” veya “KOMİSYON” ile başlar → banka masrafları gider hesabı.
• Belirli bir bayi: Karşı taraf adı içerir → bayinin cari kartı.

Bekleyenler ekranında karşı hesabı elle seçerken “IBAN’ı hatırla” seçeneğini kullanırsanız kural listeniz zamanla kendiliğinden büyür.

Kuralları yazarken iki noktaya dikkat edin: Çok genel kalıplar (örneğin yalnızca “ÖDEME”) birçok farklı hareketi aynı hesaba toplayabilir; bu tür kurallara düşük öncelik verin. Belirli bir bankanın açıklama biçimine özgü kuralları ise kapsamı o bankayla sınırlayarak yazın.

Jetvel’de adım adım otomatik aktarma

1. Bankayı bağlayın. Sistem Yönetimi › Entegrasyonlar › Açık Bankacılık ekranında bankayı tanımlayın, ardından banka hesabı kartının Açık Bankacılık sekmesinden hesabı bağlayın. Ayrıntılar açık bankacılık yazımızda.
2. Varsayılanları belirleyin. Varsayılan Tanımlar’da eşleşmeyen giriş ve çıkışlar için karşı hesabı seçin.
3. Otomatik çekimi açın. Aralığı, saatleri ve geriye dönük kontrol süresini ayarlayın. İlk haftalarda otomatik aktarımı kapalı tutup sonuçları gözlemlemek iyi bir yöntemdir.
4. Kurallarınızı yazın. Kira, maaş, POS blokesi, belirli bayiler gibi düzenli hareketler için eşleştirme kuralları ekleyin.
5. Bekleyenleri işleyin. Açık Bankacılık İşlemleri ekranında eşleşmeyenleri seçip aktarın, gerekirse IBAN’ı hatırlatın.
6. Otomatik aktarımı açın. Eşleşmelerden emin olduğunuzda eşleşen hareketlerin onaysız aktarılmasını etkinleştirin.

Bankanız açık bankacılığı desteklemiyorsa İçeri Aktarma › Banka Hareketleri ekranında bankanın Excel ekstresini yükleyerek aynı eşleştirme ve mükerrer kontrolüyle toplu fiş oluşturabilirsiniz.

Sonuç: Ekstre değil, istisna yönetin

Otomatik aktarma kurulduğunda ekibin işi ekstre girmek değil, sistemin emin olamadığı birkaç hareketi onaylamak olur. Banka kayıtları güncel kaldığı için cari bakiyeler, vade takibi ve mali müşavirinizin ay sonu kontrolleri de hızlanır; mali müşavirle ortak çalışma için mali müşavir sayfamıza bakabilirsiniz. Açık bankacılık Jetvel Çınar paketinde yer alır; paketleri fiyatlandırma sayfasında inceleyip 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.