E-Fatura entegratörü değiştirme rehberi: geçmiş faturalar kaybolmadan

E-fatura entegratörünü değiştirmek, faturalarınızı göndermek ve almak için kullandığınız özel entegratör kuruluşu bir başkasıyla değiştirmek demektir. Doğru sırayla yapılırsa geçmiş faturalar kaybolmaz, numaralandırma bozulmaz ve iş durmaz. Anahtar nokta, eski sözleşme bitmeden XML arşivinizi almak ve son fatura numaranızı yeni sisteme tanıtmaktır.

Bu rehberde geçişi sırayla, nedenleriyle birlikte anlatıyor ve Jetvel’in eski entegratör faturalarını saklama özelliğinin tam olarak ne yaptığını açıklıyoruz.

Entegratör neden değiştirilir?

Sık görülen nedenler şunlardır:

• Muhasebe yazılımınızı değiştirdiniz ve yeni yazılımla çalışan entegratöre geçmeniz gerekiyor.
• Destek kalitesinden, bağlantı sorunlarından veya maliyetten memnun değilsiniz.
• Kontör ve paket yapısını yeniden değerlendirmek istiyorsunuz.

Hangi gerekçe olursa olsun kaygı aynıdır: “Eski faturalara bir daha ulaşamazsam ne olur?” Bu kaygı yersiz değil. Tebliğe göre e-belgeleri mali mühür ya da elektronik imzayı içerecek biçimde yasal süreler içinde elektronik ortamda saklamak ve istendiğinde ibraz etmek sizin sorumluluğunuzdadır. Saklamayı üçüncü kişiler yapsa bile yükümlülük sürer. Yani arşivi sözleşme biterken kendi elinize geçirmek gerekir.

Geçişten önce kontrol listesi

• Eski entegratör sözleşmenizin bitiş tarihini ve fesih şartlarını öğrenin.
• Son kesilen fatura numaralarını (e-Fatura ve e-Arşiv için ayrı serileri) not edin.
• Gelen kutusunda cevap bekleyen ticari faturalarınız varsa önce kabul/red işlemlerini tamamlayın.
• Mali müşavirinize geçiş tarihini bildirin.
• Yeni entegratörün GİB başvurusunu ve gerekli evrakı erkenden başlatın. Genel kurulum adımları için e-faturaya nasıl geçilir rehberine bakın.

Adım adım entegratör değiştirme

1. Eski entegratörden XML arşivini alın

Eski entegratörün panelinden gelen ve giden tüm e-Fatura ile e-Arşiv faturalarının XML dosyalarını indirin. Toplu indirme ya da arşiv teslimi için destek kanalına başvurun. Dosyaları en az iki yerde yedekleyin. Kapsayacağı tarih aralığını (örneğin ilk faturanızdan geçiş gününe) açıkça isteyin.

2. Yeni entegratörü başvuru ve test sürecinden geçirin

Yeni entegratörün başvurusu onaylandığında aldığınız bilgileri muhasebe yazılımına tanımlayın. Jetvel’de bu işlem E-Dönüşüm › Ayarlar ekranında yapılır; entegratörü Turkcell e-Şirket, Uyumsoft, Uyumsoft Kurumsal, İzibiz ve DGN arasından seçersiniz. “Bağlantıyı Test Et” düğmesi, girdiğiniz bilgilerle entegratörde gerçek bir kimlik kontrolü yapar. Hatalı kullanıcı adı veya şifre varsa sizi uyarır.

3. Numara devamlılığını sağlayın

Her e-belge numarası 3 haneli birim kodu ile 4 haneli yıl ve 9 haneli sıra numarasından oluşur; sıra numarası her yılın ilk günü 1’den başlar ve aynı numara tekrar kullanılamaz. Bu nedenle yeni sistemde eski serinin kaldığı yerden devam etmeniz gerekir. Jetvel’de Devreden son numara alanına son numarayı girersiniz; yeni belgeler bir sonraki numaradan devam eder. Jetvel ayrıca numarayı kendisi üretiyorsa numara atlamanıza ve aradaki faturayı silmenize izin vermez, seri kontrolü panelinde de boşluk ve mükerrer numaraları gösterir.

4. Eski faturaları Jetvel’e yükleyin

İndirdiğiniz XML arşivini E-Dönüşüm › Eski Entegratör Faturaları sayfasına yüklersiniz. Sayfanın yaptıkları:

• Önceki entegratörünüzden aldığınız e-Fatura ve e-Arşiv XML dosyalarını yükleyip saklar.
• Birden fazla XML dosyasını ya da bunları içeren bir zip dosyasını tek seferde yükleyebilirsiniz.
• Faturanın gelen mi giden mi olduğu, şirketinizin VKN/TCKN bilgisine göre otomatik belirlenir.
• Fatura no, VKN/TCKN veya unvanla arama, tarih aralığı ve belge türü filtresi ile Gelen / Giden sekmeleri vardır; toplam KDV ve ödenecek tutar listenin altında görünür.
• Faturayı ekranda görüntüleyebilir, XML dosyasını indirebilir ya da silebilirsiniz.

Bu sayfa bir arşivdir: eski faturalarınızı bulmanızı ve görüntülemenizi sağlar, yeni entegratörden gönderilmiş fatura anlamına gelmez. Yasal saklama süreleri için mali müşavirinize danışın.

5. Yeni entegratörle test faturası gönderin

Canlıya geçmeden önce test ortamında fatura gönderin. Tasarım (XSLT), senaryo ve alıcı bilgilerindeki sorunları müşterileriniz görmeden yakalarsınız. Jetvel gönderim öncesi özet gösterir ve ileri tarihli faturaya izin vermez.

6. Canlıya geçin, eski sözleşmeyi bitirin

Gelen kutunuz yeni entegratörde sorunsuz çalıştığında canlı ortama geçin. Eski entegratörü, XML arşivini ve açıkta kalan işlemleri kontrol ettikten sonra kapatın. Geçişin ilk günlerinde gelen kutusunu, Jetvel’de “Entegratörden Getir” ile tarih aralığına göre çekerek eksik olup olmadığını denetleyin.

Sık yapılan hatalar

Hata	Sonuç	Önlem
Arşivi almadan sözleşmeyi bitirmek	Geçmiş faturalara erişim zorlaşır	Önce XML’leri indirin, yedekleyin
Devreden numarayı girmemek	Numara çakışması	Son numarayı sisteme tanıtın
Test etmeden canlıya geçmek	Hatalı tasarım ve senaryo	Test ortamında deneyin
Bekleyen ticari faturaları unutmak	Yanıtsız kalan faturalar	Geçişten önce kabul/red yapın

Mali müşavirle ve ekibinizle koordinasyon

Geçiş yalnızca teknik bir işlem değildir. Muhasebe ve satış ekibinize hangi gün hangi entegratörün kullanılacağını bildirin. Böylece geçiş günü iki farklı sistemden fatura kesilmez. Müşavirinizin gelen e-belgeleri hangi tarihten itibaren yeni sistemde göreceğini de netleştirin.

Geçişten sonraki ilk hafta

• Birkaç gün boyunca gelen kutusunu tarih aralığıyla çekip eksik fatura olup olmadığını kontrol edin.
• Giden faturaların durumlarını liste üzerinden izleyin; hata nedeni ekranda görünür.
• Eski entegratörün panelini sözleşme bitene kadar salt okunur kontrol amacıyla açık tutun.
• Eski arşiv yüklemesinin tamamlandığından emin olmak için bir iki faturayı rastgele aratıp görüntüleyin.

Sonuç

Entegratör değiştirmek, arşivi güvene alıp numarayı doğru devrettiğinizde risksiz bir işlemdir. Jetvel’in Eski Entegratör Faturaları sayfası, geçmiş XML arşivinizi tek yerde saklamanızı ve aramanızı sağlar. Genel e-belge yapısı için E-Dönüşüm rehberimize, kontör planı için kontör planlama yazımıza, özellikler için e-Fatura sayfamıza bakabilirsiniz.

Geçişi Jetvel’de denemek ister misiniz? 14 gün ücretsiz deneyin.