E-Dönüşüm rehberi: e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve dahası

E-Dönüşüm, kâğıt fatura, irsaliye ve makbuzların yerini alan elektronik belgelerin genel adıdır: e-Fatura, e-Arşiv fatura, e-İrsaliye, e-Müstahsil makbuzu ve e-SMM bunların en yaygın olanlarıdır. Hangisini kullanacağınız alıcınızın durumuna, sektörünüze ve cironuza bağlıdır; Jetvel’de hepsi aynı ekrandan, seçtiğiniz özel entegratör üzerinden yönetilir.

Bu rehberde her belge türünün ne işe yaradığını, kimlerin kullandığını ve Jetvel’de adım adım nasıl çalıştığını anlatıyoruz. Ayrıca entegratör değiştirirken en çok merak edilen iki konuya, numara devamlılığına ve eski XML arşivinin taşınmasına da değiniyoruz.

E-Dönüşüm belgeleri bir bakışta

Aşağıdaki tablo, belge türlerinin temel farklarını özetler. Zorunluluk kapsamı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenir ve dönem dönem güncellenir; kendi durumunuzu mutlaka GİB’in güncel duyurularından ve mali müşavirinizden teyit edin.

Belge	Ne için kullanılır?	Alıcı tarafı	Jetvel’de
e-Fatura	Mükellefler arası satış faturası	e-Fatura mükellefi	Gönderim, gelen kutusu, kabul/red
e-Arşiv fatura	e-Fatura mükellefi olmayan alıcıya fatura	Kayıtlı olmayan şirket veya son tüketici	Gönderim, iptal
e-İrsaliye	Malın sevkini belgeleyen irsaliye	e-İrsaliye kullanıcısı	Gönderim, gelen kutusu
e-Müstahsil makbuzu	Çiftçiden yapılan tarım ürünü alımı	Üretici (müstahsil)	Satın Alma altında makbuz modülü
e-SMM	Serbest meslek erbabının makbuzu	Hizmet alan	Yakında

e-Fatura

e-Fatura, satıcı ve alıcının ikisi de e-Fatura sistemine kayıtlı olduğunda kullanılır. Fatura, entegratör aracılığıyla GİB’e, oradan alıcının gelen kutusuna ulaşır. Ticari senaryoda alıcı faturayı kabul ya da reddedebilir; temel senaryoda yanıt beklenmez. Zorunluluk ağırlıklı olarak ciro eşiğine ve bazı sektörlere göre belirlenir. Ayrıntılar için e-Fatura zorunluluğu yazımıza göz atabilirsiniz.

e-Arşiv fatura

Alıcınız e-Fatura mükellefi değilse, yani GİB’in kayıtlı kullanıcı listesinde yoksa, faturayı e-Arşiv olarak düzenlersiniz. Son tüketiciye yapılan satışlar ve kayıtlı olmayan şirketlere kesilen faturalar bu gruptadır. Fatura, alıcıya e-posta ile ya da çıktı olarak iletilir. Bu yüzden faturayı kesmeden önce alıcının mükellefiyet durumunu sorgulamak önemlidir.

e-İrsaliye

e-İrsaliye, malın depodan çıkışını ve sevkini belgeleyen irsaliyenin elektronik halidir. e-Fatura’ya benzer şekilde alıcının gelen kutusuna düşer. Fatura ile sevkiyat arasında zaman farkı olan, şubeler ya da depolar arasında mal taşıyan işletmeler için özellikle önemlidir.

e-Müstahsil makbuzu

Çiftçiden doğrudan ürün satın alan tüccarlar, hal komisyoncuları ve sanayiciler müstahsil makbuzu düzenler. Makbuz üzerinde stopaj, borsa tescil ücreti gibi kesintiler gösterilir. e-Müstahsil, bu makbuzun elektronik versiyonudur.

e-SMM

e-Serbest Meslek Makbuzu; avukat, doktor, mimar, mali müşavir gibi serbest meslek erbabının hizmet bedeli için düzenlediği makbuzdur. Jetvel’de e-SMM düzenleme ve gönderimi henüz kullanıma açık değil; yakında ekleniyor.

Kimler hangi belgeyi kullanmalı?

Pratikte çoğu işletme birden fazla belge türünü aynı anda kullanır:

• Toptan satış yapan KOBİ: Kayıtlı müşterilere e-Fatura, diğerlerine e-Arşiv, sevkiyatlarda e-İrsaliye.
• Perakende ve e-ticaret: Ağırlıklı olarak e-Arşiv fatura.
• Tarım ürünü alan işletme: Satışlar için e-Fatura veya e-Arşiv, çiftçi alımları için e-Müstahsil makbuzu.
• Serbest meslek erbabı: e-SMM ve gerektiğinde e-Arşiv.

Hangi belgeye ne zaman geçmeniz gerektiği ciro, sektör ve faaliyet türüne göre değişir. Bu kararı mali müşavirinizle birlikte ve GİB’in güncel düzenlemelerine bakarak verin.

Jetvel’de E-Dönüşüm nasıl çalışır?

Jetvel, GİB’e doğrudan değil, sizin seçtiğiniz özel entegratör üzerinden bağlanır. E-Dönüşüm ayarlarında Turkcell e-Şirket, Uyumsoft, Uyumsoft Kurumsal, İzibiz ve DGN arasından seçim yapabilirsiniz. Satış faturanızı Jetvel’de oluşturursunuz; Jetvel belgeyi UBL formatına çevirip entegratöre iletir, durumunu takip eder ve sonucu belgenin üzerine yazar.

Öne çıkan özellikler:

• Tek ekranda giden belgeler: Satış faturaları Gönderilecekler, Taslaklar ve Gönderilenler sekmelerinde ayrışır. Toplu gönderimde her belge kendi fatura tipi ve senaryosuyla gider.
• Gelen kutusu: Entegratörden seçtiğiniz tarih aralığındaki faturaları çekersiniz. Çoklu seçimle toplu kabul, red ve alış faturası olarak içeri aktarma yapılabilir.
• Mükellef sorgulama: Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını sorgulayarak doğru belge türünü seçersiniz.
• Periyodik fatura: Kira, abonelik, bakım gibi tekrarlayan faturalar plana bağlanır.
• Belge türüne göre tasarım: e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Müstahsil için ayrı XSLT tasarımı yüklenebilir.

Her Jetvel paketinde aylık bedelsiz kontör tanımlıdır. e-Müstahsil makbuzu Filiz ve Çınar paketlerinde yer alır; paket ayrıntıları için fiyatlandırma sayfasına bakabilirsiniz.

Jetvel’de adım adım E-Dönüşüm kurulumu

1. Entegratörü seçin. E-Dönüşüm › Ayarlar ekranında çalıştığınız entegratörü işaretleyin ve entegratörünüzün verdiği kullanıcı adı ile şifreyi girin.
2. Ortamı belirleyin. İlk denemeleri test ortamında yapın; hazır olduğunuzda canlı ortama geçin.
3. Modülleri açın. Kullandığınız belge türlerini (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-Müstahsil) etkinleştirin. Gelen kutusu için posta kutusu (PK) etiketinizi tanımlayın.
4. Bağlantıyı test edin. Bağlantı testi, girdiğiniz bilgilerle entegratöre gerçekten bağlanmayı dener ve sorun varsa nedenini gösterir.
5. Seri ve numaraları ayarlayın. Belge serilerinizi tanımlayın. Başka bir programdan geliyorsanız, kullandığınız son numarayı “Devreden son numara” alanına girin; yeni belgeler bir sonraki numaradan devam eder.
6. Tasarımı yükleyin. İsterseniz her belge türü için kendi XSLT tasarımınızı ekleyin. Yüklemezseniz entegratörden alınabilen tasarım, o da yoksa GİB’in resmi şablonu kullanılır.
7. İlk faturayı gönderin. Satış faturasını oluşturun, alıcıyı sorgulayın ve E-Belge Gönder ile iletin. Durum güncellemeleri belgenin detayında görünür.

Entegratör değiştirirken geçmişinizi taşıyın

Entegratör değiştirmenin en büyük kaygısı, eski faturaların yasal saklama süresi boyunca erişilebilir kalmasıdır. Jetvel’de E-Dönüşüm › Eski Entegratör Faturaları sayfası bu iş için var:

• Eski entegratörünüzden indirdiğiniz e-Fatura ve e-Arşiv XML dosyalarını tek tek ya da hepsini içeren bir zip dosyasıyla yüklersiniz.
• Faturanın gelen mi giden mi olduğu, şirketinizin VKN/TCKN bilgisine göre otomatik belirlenir.
• Fatura numarası, VKN/TCKN veya unvanla arama, tarih aralığı ve belge türü filtresiyle istediğiniz belgeyi bulursunuz.
• Faturayı ekranda görüntüleyebilir, XML dosyasını indirebilir ya da silebilirsiniz.

Numara devamlılığı için yukarıdaki “Devreden son numara” alanını kullanmanız yeterli. Böylece yeni entegratörde kestiğiniz ilk fatura, eski serinizin kaldığı yerden devam eder.

Geçiş sürecinde sık yapılan hatalar

E-Dönüşüme geçişte sorunların çoğu teknik değil, hazırlık eksikliğinden kaynaklanır. En sık karşılaşılanlar:

• Alıcıyı sorgulamadan fatura kesmek: e-Fatura mükellefi olan bir alıcıya e-Arşiv düzenlemek ya da tersi, iptal ve yeniden düzenleme yükü getirir.
• Cari kartlarda eksik bilgi: VKN/TCKN, vergi dairesi ve adres bilgisi eksik carilere e-belge gönderilemez. Geçişten önce cari kartlarınızı gözden geçirin.
• Numara çakışması: Eski programda kullanılan son numarayı yeni sisteme girmemek, aynı numaralı iki belgeye yol açabilir.
• Arşivi geride bırakmak: Eski entegratörden XML arşivini almadan sözleşmeyi bitirmek, geçmiş faturalara erişimi zorlaştırır.
• Test etmeden canlıya geçmek: İlk faturaları test ortamında göndermek, tasarım ve senaryo hatalarını müşteriniz görmeden yakalamanızı sağlar.

Sonuç: E-Dönüşümü tek panelden yönetin

E-Dönüşüm bir kez doğru kurulduğunda fatura kesmek, sevkiyat belgelemek ve gelen faturaları işlemek günlük rutinin sessiz bir parçasına dönüşür. Jetvel; entegratör bağlantısını, gelen ve giden kutularını, eski arşivinizi ve kontör takibini aynı yerde toplar. E-Dönüşüm özelliklerini e-Fatura sayfamızda ayrıntılı inceleyebilir, Jetvel’i 14 gün ücretsiz deneyerek ilk faturanızı test ortamında hemen gönderebilirsiniz.