E-fatura nasıl kesilir? Adım adım düzenleme rehberi
E-fatura nasıl kesilir? Alıcı sorgusundan cari bilgilerine, KDV girişinden gönderime adım adım e-fatura düzenleme rehberi ve sık yapılan hatalar.
E-fatura kesmek, kâğıt fatura düzenlemekten farklı olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulmasını, GİB sistemi üzerinden alıcıya iletilmesini ve elektronik ortamda saklanmasını içerir. Adımlar bir kez oturunca birkaç dakikalık bir iştir.
Bu yazıda e-fatura düzenlemenin adımlarını, sık yapılan hataları ve muhasebe yazılımıyla nasıl hızlandırılacağını anlatıyoruz. E-faturaya henüz geçmediyseniz önce e-faturaya nasıl geçilir rehberine bakın.
E-fatura kesmeden önce
Fatura düzenlemeye başlamadan şu hazırlıklar tamamlanmış olmalıdır:
- E-fatura mükellefi olmak. GİB’e başvuru yapılmış ve bir özel entegratör ya da e-Belge portalı üzerinden erişim sağlanmış olmalıdır.
- Entegratör bağlantısı ve kontör. Faturalar entegratör üzerinden gönderildiği için hesabınızda kullanılabilir kontör bulunmalıdır. İhtiyacı hesaplamak için kontör planlama rehberine göz atabilirsiniz.
- Doğru cari kartı. Alıcının unvanı, vergi dairesi ve VKN/TCKN bilgisi eksiksiz olmalıdır.
Adım adım e-fatura düzenleme
- Alıcıyı sorgulayın. Alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığını kontrol edin. Mükellefse e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenlenir. Farkı e-arşiv fatura nedir yazısında bulabilirsiniz.
- Cari bilgilerini doğrulayın. Ad/unvan, vergi dairesi, VKN/TCKN ve adres bilgilerini kontrol edin.
- Kalemleri girin. Mal ya da hizmetin adını, miktarını, birim fiyatını ve KDV oranını ekleyin.
- Tutarları ve tarihi kontrol edin. Matrah, KDV ve genel toplam doğru olmalı; fatura tarihi ileri bir tarih olmamalıdır.
- Gönderin. Fatura entegratör aracılığıyla GİB sistemine iletilir ve alıcının gelen kutusuna ulaşır.
- Durumu takip edin. Faturanın başarıyla iletildiğini ve gerekiyorsa alıcı yanıtını izleyin.
Sık yapılan hatalar
- Alıcıyı sorgulamadan fatura kesmek. Yanlış fatura türü seçmenize yol açar.
- Eksik ya da hatalı VKN/TCKN girmek. Gönderim sırasında reddedilmesine neden olur.
- KDV oranını yanlış seçmek. Sonradan düzeltme yapmak zahmetlidir; kalemleri göndermeden önce kontrol edin.
- Seri ve numara sıralamasını bozmak. Numara boşlukları ve tekrarlar denetimde sorun çıkarır.
- Kontörü bitirmek. Gönderim anında kontör kalmamışsa fatura gecikir.
Jetvel ile e-fatura kesmek
Jetvel’de satış faturanızı hazırlar, gönderim penceresinde kanalı seçerek aynı ekrandan iletebilirsiniz. Gönderim penceresi alıcının e-fatura mükellefiyetine göre kanalı belirler ve mükellef sorgusu gönderimden önce yapılır. Faturanın cari, stok ve tahsilat kayıtları aynı sistemde tutulduğundan ayrıca veri girişi yapmanız gerekmez.
E-belge özelliklerinin tamamını e-Fatura sayfamızda inceleyebilirsiniz.
Sonuç
E-fatura kesmek; alıcıyı sorgulamak, bilgileri doğrulamak, kalemleri girmek ve göndermekten ibarettir. Hataların çoğu alıcı sorgusunun atlanmasından ve eksik cari bilgisinden kaynaklanır. Süreci muhasebe yazılımınızla tek ekrana indirerek zamandan tasarruf edebilirsiniz.
Kendi faturanızı denemek ister misiniz? 14 gün ücretsiz deneyin.
Sık sorulan sorular
E-fatura kesmek için ne gerekir?
E-fatura mükellefi olmanız ve faturayı bir özel entegratör ya da GİB e-Belge portalı üzerinden düzenlemeniz gerekir. Düzenli fatura kesen işletmeler faturayı genellikle entegratörle çalışan muhasebe yazılımından gönderir.
Alıcı e-fatura mükellefi değilse ne yapmalıyım?
Alıcı e-fatura kullanıcısı değilse faturayı e-arşiv fatura olarak düzenlersiniz. Bu yüzden her faturadan önce alıcının mükellef durumunu sorgulamak gerekir.
Kesilen e-faturayı iptal edebilir miyim?
E-faturada iptal ve iade süreçleri mevzuattaki usullere göre yürür. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışmanızı öneririz.
E-fatura kesmek için kontör gerekir mi?
Entegratörlerin çoğu e-fatura ve e-arşiv gönderimini kontör (kullanım hakkı) üzerinden ücretlendirir. İhtiyacınızı aylık fatura adedinize göre hesaplayabilirsiniz.