E-Arşiv fatura nedir? E-Faturadan farkı, kimler kullanır
E-Arşiv fatura nedir? E-Faturadan farkı, kimlerin kullandığı, 2026 geçiş takvimi ve e-Arşiv faturanın nasıl düzenlendiğini sade bir dille anlatıyoruz.
E-Arşiv fatura, alıcısı e-Fatura mükellefi olmayan satışlarda düzenlenen elektronik faturadır. Kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahiptir; fark, faturanın elektronik ortamda oluşturulması, alıcıya kâğıt ya da elektronik olarak iletilmesi ve düzenleyen tarafından elektronik ortamda saklanmasıdır.
Bu yazıda e-Arşiv faturanın ne olduğunu, e-Faturadan farkını, kimlerin kullandığını ve nasıl düzenlendiğini anlatıyoruz. Tüm elektronik belgelerin genel resmi için e-Dönüşüm rehberimize bakabilirsiniz.
E-Arşiv fatura nedir?
GİB’in 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’ne göre e-Arşiv fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan kullanıcılara (vergi mükellefleri ya da mükellef olmayanlar) düzenlenen elektronik faturadır. Yeni bir belge türü değildir; kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
Elektronik ortamda oluşturulan faturanın alıcıya giden şekli belgenin aslı, düzenleyenin sakladığı elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir. Fatura üzerinde belge numarası, taraf bilgileri, mal ya da hizmetin cinsi ve tutarı, vergi bilgileri ve doğrulamayı sağlayan karekod ya da barkod bulunur.
E-Arşiv ile e-Fatura arasındaki fark
İkisi de elektronik faturadır; hangisinin düzenleneceğini alıcının durumu belirler.
| Özellik | E-Fatura | E-Arşiv fatura |
|---|---|---|
| Alıcı kim? | E-Fatura sistemine kayıtlı mükellef | Kayıtlı olmayan mükellef ya da son tüketici |
| İletim | Entegratör ve GİB üzerinden alıcının gelen kutusuna | Alıcının talebine göre e-posta veya kâğıt çıktı |
| Alıcı yanıtı | Ticari senaryoda kabul veya red mümkün | Alıcıdan sistem içinde yanıt beklenmez |
| Kesmeden önce | Alıcının e-Fatura kullanıcısı olduğu doğrulanır | Alıcının e-Fatura kullanıcısı olmadığı doğrulanır |
Kural basittir: Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa faturayı e-Fatura, değilse e-Arşiv olarak düzenlersiniz. Bu yüzden fatura kesmeden önce alıcının mükellef durumunu sorgulamak şarttır. Her iki fatura türünün ayrıntıları için E-faturaya nasıl geçilir yazımıza da göz atın.
E-Arşiv fatura kimler için kullanılır?
Pratikte üç grup öne çıkar:
- E-Fatura mükellefleri. E-Fatura uygulamasına dahil olan işletmeler, kayıtlı olmayan alıcılarına kestikleri faturaları e-Arşiv olarak düzenler.
- Perakende ve e-ticaret satıcıları. Son tüketiciye satış yapan işletmelerin faturaları e-Arşiv’dir. Tebliğ, internet üzerinden satış yapan e-Arşiv kullanıcılarının faturaları elektronik ortamda iletmesini şart koşar.
- E-Fatura’ya dahil olmayan mükellefler. Tebliğdeki düzenlemeye göre bu mükelleflerin faturaları artık e-Arşiv olarak düzenlenmek zorundadır.
2026 itibarıyla geçiş takvimi
31/12/2025 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan 589 Sıra No.lu Tebliğ ile güncellenen düzenlemeye göre, e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükellefler için:
- Genel kural: 1/1/2026’dan itibaren fatura tutarına bakılmaksızın e-Arşiv fatura düzenlemek zorunludur. Daha önce vergiler dahil 3 bin TL’yi aşan faturalar için zorunluluk vardı.
- Basit usul ve işletme hesabı esasındaki mükellefler: 31/12/2026’ya kadar vergiler dahil tutarı 3 bin TL’yi aşmayan faturalar kâğıt düzenlenebilir; aşanlar e-Arşiv olmalıdır. 1/1/2027’den itibaren tutara bakılmaksızın tüm faturalar e-Arşiv olmak zorundadır.
- Ceza: Zorunlu olduğu halde kâğıt fatura düzenlenmesi ya da alınması durumunda faturayı düzenleyen ve (nihai tüketici dışındaki) alıcı için VUK 353. maddedeki cezai hükümler uygulanır.
Tebliğdeki istisnai durumlar (V.7 ve VIII. bölümler) için kendi işletmenizin durumunu mali müşavirinizle teyit etmenizi öneririz. Zorunluluk kapsamını genel olarak e-Fatura zorunluluğu yazımızda bulabilirsiniz.
E-Arşiv fatura nasıl düzenlenir?
Tebliğe göre iki yol vardır: GİB’in sunduğu e-Belge portalı ya da Başkanlıktan izin almış özel entegratörlerin sistemleri. Düzenli fatura kesen işletmeler için ikincisi, faturayı muhasebe yazılımından göndermeyi mümkün kılar.
- Alıcıyı sorgulayın. E-Fatura kullanıcısı olmadığından emin olun.
- Cari bilgilerini kontrol edin. Ad/unvan, vergi dairesi ve VKN/TCKN gibi alanları tamamlayın.
- Faturayı oluşturun. Mal ya da hizmeti, tutarı, KDV oranını ve tutarını girin.
- İletim şeklini seçin. Alıcının talebine göre kâğıt ya da elektronik.
- Gönderin ve saklayın. Düzenleyen olarak elektronik nüshayı yasal süreler boyunca saklamak ve istendiğinde ibraz etmek zorundasınız.
Jetvel’de e-Arşiv fatura
Jetvel’de satış faturanızı hazırlar, gönderim penceresinden e-Arşiv için kâğıt ya da elektronik seçimini yapar veya faturayı taslak olarak kaydedersiniz. Gönderim penceresi alıcının fatura tarihindeki e-Fatura mükellefiyetine göre kanalı belirler: e-Fatura mükellefine e-Arşiv, mükellef olmayana e-Fatura kesilmez. Mükellef sorgusu gönderimden önce zorunludur ve ileri tarihli fatura gönderilemez.
Gönderilen e-Arşiv faturayı listeden iptal edebilir, numara boşlukları, tarih sırası ihlalleri ve mükerrer numaraları ise seri kontrolü panelinde görebilirsiniz. Her e-Fatura ve e-Arşiv için kontör kullanıldığından ihtiyacınızı kontör planlama rehberimizle hesaplayabilirsiniz.
Örnek senaryolar: hangi fatura düzenlenir?
Kuralı birkaç günlük örnekle somutlaştıralım:
- Bir mağaza son tüketiciye satış yapıyor. Alıcı e-Fatura kullanıcısı olamayacağı için fatura e-Arşiv olarak düzenlenir.
- Bir toptancı, e-Fatura sistemine kayıtlı bir firmaya satış yapıyor. İki taraf da e-Fatura kullanıcısı olduğundan fatura e-Fatura olur.
- Aynı toptancı, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan küçük bir firmaya satış yapıyor. Fatura e-Arşiv olarak düzenlenir.
Üçüncü örnek en sık karışan durumdur. Aynı müşteriye geçmişte e-Arşiv kestiniz diye bugün de e-Arşiv kesmeniz doğru olmayabilir, çünkü müşteri bu arada e-Fatura sistemine geçmiş olabilir. Bu yüzden her faturadan önce sorgu yapılır.
E-Arşiv faturada irsaliye bilgisi
Tebliğe göre e-Arşiv faturada satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası da yer alır. Mal sevkiyatı yapıyorsanız irsaliye sürecini de e-belge düzenine uydurmanız gerekir; bunun için e-İrsaliye rehberimizi okuyun.
Sonuç
E-Arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara kesilen ve kâğıt faturayla aynı geçerliliğe sahip elektronik faturadır. Doğru belgeyi seçmenin yolu, her seferinde alıcının mükellef durumunu sorgulamaktır. Jetvel’in e-Fatura ve e-Arşiv özelliklerini e-Fatura sayfamızda inceleyebilirsiniz.
Kendi faturalarınızı denemek ister misiniz? 14 gün ücretsiz deneyin.
Sık sorulan sorular
E-Arşiv fatura ile e-Fatura arasındaki temel fark nedir?
E-Fatura, iki e-Fatura mükellefi arasında düzenlenir ve alıcının gelen kutusuna ulaşır. E-Arşiv fatura ise alıcı e-Fatura kullanıcısı olmadığında düzenlenir; alıcıya kâğıt ya da elektronik ortamda iletilir.
E-Arşiv fatura kâğıt fatura yerine geçer mi?
Evet. GİB tebliğine göre e-Arşiv fatura yeni bir belge türü değildir ve kâğıt ortamdaki faturayla aynı hukuki niteliklere sahiptir.
E-Arşiv faturayı müşteriye nasıl gönderirim?
Alıcının talebine göre kâğıt çıktı olarak ya da elektronik ortamda, örneğin e-posta ile iletebilirsiniz. Düzenleyen taraf kendi nüshasını elektronik ortamda saklar.
Kâğıt fatura kullanmaya hâlâ devam edebilir miyim?
Tebliğe göre e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükelleflerde kâğıt fatura imkânı 2026 başı itibarıyla kalktı; basit usul ve işletme hesabı esasındaki mükellefler için 3 bin TL'yi aşmayan faturalarda kâğıt imkânı 31/12/2026'ya kadar sürüyor. Kendi durumunuzu mali müşavirinizle teyit edin.