E-İrsaliye nedir? Kimler kullanmak zorunda, nasıl düzenlenir
E-İrsaliye nedir? Kâğıt sevk irsaliyesinden farkı, kimlerin kullanmak zorunda olduğu, içermesi gereken bilgiler ve nasıl düzenlendiğini öğrenin.
E-İrsaliye, malın sevkini belgeleyen kâğıt sevk irsaliyesinin elektronik halidir: elektronik ortamda düzenlenir, alıcıya elektronik iletilir ve elektronik ortamda saklanır. GİB tebliğine göre yeni bir belge türü değildir; kâğıt irsaliyeyle aynı hukuki niteliklere sahiptir ve mal hareketlerinin düzenli izlenmesini sağlar.
Aşağıda e-İrsaliyenin kimler için zorunlu olduğunu, içermesi gereken bilgileri, e-Faturadan farkını ve nasıl düzenlendiğini adım adım bulacaksınız.
E-İrsaliye nedir ve ne işe yarar?
Sevk irsaliyesi, mal bir yerden başka yere taşınırken yanında bulunan belgedir. E-İrsaliye bu belgeyi kâğıttan çıkarıp elektronik ortama taşır. Alıcı belgeyi gelen kutusunda görür; GİB ise mal hareketini elektronik ortamda izleyebilir.
Tebliğe göre e-İrsaliyede şu bilgiler zorunludur:
- Düzenlenme tarihi ve belge numarası
- Düzenleyenin adı/unvanı, adresi, vergi dairesi ve VKN
- Müşterinin adı/unvanı, VKN, işyeri adresi ve farklıysa teslimat adresi
- Taşınan malın cinsi ve miktarı
- Fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı
- Doğrulama için karekod veya barkod
Fatura üzerindeki fiyat ve KDV bilgisi irsaliyede yer almaz; irsaliye yalnızca sevki belgeler. Faturayla ilişkisini görmek için e-Fatura ile e-Arşiv farkını da okuyabilirsiniz.
E-İrsaliye kimler için zorunlu?
509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’nde e-İrsaliyeye geçiş zorunluluğu şu gruplar için sayılmıştır:
- Özel Tüketim Vergisi (I) sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. nedeniyle EPDK’dan lisans alanlar
- ÖTV (III) sayılı listedeki malları imal, inşa, ithal edenler ve ana bayi/distribütörler
- Maden Kanunu kapsamında işletme ruhsatı ya da sertifikası sahipleri
- Şeker imalini gerçekleştirenler
- Demir-çelik ve bunlardan eşya imal, ithal veya ihracını yapanlar (basit usuldeki mükellefler hariç)
- Gübre Takip Sistemi’ne kayıtlı kullanıcılar
- Sebze ve meyve ticaretiyle uğraşan komisyoncu ve tüccarlar
- İnşaat Demiri İzleme Sistemi kapsamında olup 2024 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 1 milyon TL ve üzeri olanlar
- E-Fatura uygulamasına kayıtlı olup 2021 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan mükellefler
- Analiz sonucunda riskli bulunan ve GİB’in yazılı bildirimle zorunluluk getirdiği mükellefler (en az 3 ay süre verilir)
Tebliğe göre ciro ölçütünü sağlayanlar, ilgili hesap dönemini izleyen yılın yedinci ayının başı itibarıyla (yani Temmuz’dan itibaren) e-İrsaliye düzenlemek zorundadır. Sektör ölçütlerinde süre, şartın sağlandığı ayı izleyen dördüncü ayın başıdır. İstisnai durumlar ayrıca düzenlendiği için kendi kapsamınızı mali müşavirinizle kontrol edin.
Zorunlu değilseniz ne olur?
Kapsamda değilseniz e-İrsaliye zorunlu değildir. Yine de isteyen mükellefler e-Fatura uygulamasına dahil olmak, gerekli hazırlıkları tamamlamak ve başvuru yapmak şartıyla uygulamayı kullanabilir. Çok depolu, şubeli veya sık sevkiyat yapan işletmeler için bu tercih, kâğıt basma ve arşivleme yükünü azaltır.
Zorunlu olduğu halde e-İrsaliye düzenlenmezse
Zorunlu olduğu halde süresi içinde e-İrsaliyeye geçmeyen ya da sevk irsaliyesini matbu (kâğıt) düzenleyen mükellefler hakkında VUK’taki cezai hükümler uygulanır. Ceza tutarları her yıl yeniden değerleme ile değiştiği için tutar vermiyoruz; güncel bilgi için GİB duyurularına ve mali müşavirinize başvurun.
E-İrsaliye nasıl düzenlenir?
Tebliğe göre e-Belge uygulamalarından GİB portalı, özel entegratörler veya doğrudan entegrasyon yoluyla yararlanılır. Yazılım üzerinden düzenli irsaliye kesen işletmelerde en yaygın yol özel entegratördür. Genel kurulum adımları için e-faturaya nasıl geçilir rehberimizi izleyebilirsiniz; e-İrsaliye başvurusu da aynı çerçevede yapılır.
Akış genellikle şöyle ilerler:
- E-Fatura kaydınızı ve e-İrsaliye başvurunuzu tamamlayın. Uygulamaya dahil olmanın ön şartı e-Fatura kullanıcısı olmaktır.
- Entegratör bilgilerinizi yazılıma tanımlayın.
- İrsaliyeyi düzenleyin. Alıcı, ürün, miktar, fiili sevk tarihi ve saati ile varsa teslimat adresini girin.
- Gönderin. İrsaliye alıcının e-İrsaliye gelen kutusuna iletilir.
- Saklayın. Elektronik nüshayı yasal süreler boyunca saklayıp talep edildiğinde ibraz edin.
Jetvel’de e-İrsaliye
Jetvel’de e-İrsaliye gönderimi satış irsaliyesi sayfasına entegredir; gelen e-İrsaliyeleri gelen kutusundan takip edebilirsiniz. E-Dönüşüm ayarlarında e-İrsaliye için ayrı XSLT tasarımı yükleyebilir, irsaliyeli faturalarda sevk bilgisini fatura akışına bağlayabilirsiniz. Lot, seri ve barkod okutma gibi stok özellikleri irsaliye satırlarında da çalışır.
İrsaliyeli fatura kullanıyorsanız, irsaliye tarihi ve numarasını girdiğinizde önce irsaliye, ardından ona bağlı fatura oluşur; stok yalnızca bir kez hareket eder. Sipariş, irsaliye ve fatura zincirini tek yerden izlemek için tekliften tahsilata işletme yönetimi yazımıza göz atabilirsiniz.
Günlük kullanımda e-İrsaliye senaryoları
- Şubeler arası sevkiyat: Depodan mağazaya mal gönderen bir işletme, sevki belgelemek için irsaliye düzenler. E-İrsaliye zorunluysa bu belge de elektronik olmalıdır.
- Önce sevk, sonra fatura: Mal bugün gidip fatura ay sonunda kesiliyorsa irsaliye sevk anının belgesidir; fatura daha sonra irsaliyeye bağlanır.
- Fatura ile birlikte sevk: Fatura ve sevk aynı anda gerçekleşiyorsa irsaliyeli fatura kullanılabilir. E-Arşiv faturada da teslim tarihi ve irsaliye numarası bulunması gerektiğini tebliğ ayrıca belirtir.
E-İrsaliye hazırlığı için kontrol listesi
- Stok kartlarınızın adı, birimi ve miktarlarının doğru olduğundan emin olun; irsaliye taşınan malın cinsini ve miktarını gösterir.
- Teslimat adresi farklıysa cari kartında tanımlayın.
- Sevk saatini ve tarihini gerçeğe uygun girmeyi alışkanlık edinin; tebliğ fiili sevk zamanının saat ve dakika olarak yazılmasını ister.
- Sevkiyatı yapan personelin e-İrsaliyeye mobil ya da yazıcı çıktısıyla ulaşabilmesini sağlayın.
Sonuç
E-İrsaliye, sevk irsaliyesinin elektronik halidir ve belirli sektörlerle ciro eşiğini aşan e-Fatura mükellefleri için zorunludur. Zorunlu değilseniz de isteğe bağlı kullanabilirsiniz. Jetvel’in e-belge özelliklerini e-Fatura sayfamızda ve paket kapsamını fiyatlandırma sayfamızda görebilirsiniz.
E-İrsaliye akışını denemek ister misiniz? 14 gün ücretsiz deneyin.
Sık sorulan sorular
E-İrsaliye nedir?
E-İrsaliye, kâğıt sevk irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenen, alıcıya elektronik iletilen ve elektronik saklanan halidir. GİB tebliğine göre yeni bir belge türü değil, sevk irsaliyesiyle aynı hukuki niteliğe sahiptir.
E-İrsaliye kimler için zorunludur?
Tebliğde sayılan sektörler (ÖTV listesindeki mallar, maden, şeker, demir-çelik, gübre, hal kayıt sistemi vb.) ile e-Fatura mükellefi olup brüt satış hasılatı belirli bir eşiği aşanlar için zorunludur. Kendi durumunuzu mali müşavirinizle ve GİB duyurularıyla teyit edin.
E-İrsaliyeye isteğe bağlı geçebilir miyim?
Evet. Zorunlu olmayan mükellefler de e-Fatura uygulamasına dahil olmak ve gerekli başvuruyu yapmak şartıyla e-İrsaliye uygulamasını kullanabilir.
E-İrsaliye düzenlemezsem ne olur?
Zorunlu olduğu halde e-İrsaliyeye zamanında geçmeyen ya da sevk irsaliyesini matbu düzenleyen mükellefler hakkında VUK'ta öngörülen cezai hükümler uygulanır. Ceza tutarlarını güncel mevzuattan ve mali müşavirinizden öğrenin.