Mali müşavir ve işletme iş birliği: aynı veride şeffaflık

Mali müşavir ve işletme arasındaki iş birliğinin en sağlam hâli, iki tarafın aynı veriye bakmasıdır. Jetvel’de işletme faturasını keser, müşavir aynı kaydı kendi panelinden görür; e-belge durumları, yevmiye defteri ve denetim izi iki taraf için de tek kaynaktan gelir.

Bu yazıda “hangi fatura gelmedi?”, “bu kaydı kim değiştirdi?” ve “defter kapandı mı?” sorularının Jetvel’de nasıl tek ekranda cevaplandığını anlatıyoruz.

Ayrı sistemler, ayrı gerçekler

Klasik düzende işletme kendi ön muhasebe programını, müşavir kendi muhasebe programını kullanır. Ay sonunda veriler dışa aktarılır, aktarılır, yeniden kontrol edilir. Bu düzenin sonuçları bellidir:

• Aynı fatura iki sistemde farklı tutarla görünebilir.
• Gelen e-faturanın kabul edilip edilmediği ancak sorulunca öğrenilir.
• Bir kayıt değiştiğinde değişikliği kimin yaptığı bilinmez.
• Müşavirin işletme verisine ne zaman, ne kadar eriştiği belirsizdir.

Aynı veri üzerinde çalışmak bu soruların çoğunu ortadan kaldırır; kalanları da kayıt altına alır. Üstelik veri aktarımı için harcanan saatler, kontrol ve danışmanlık gibi asıl katma değer üreten işlere kalır.

E-belgeler: bekleyeni iki taraf da görür

İşletme e-belgelerini Jetvel’den yönetir; e-fatura sayfamızda e-dönüşüm tarafının ayrıntılarını bulabilirsiniz. Müşavir açısından önemli olan, bu belgelerin durumunu portföy düzeyinde görmektir:

• Müşavir panelindeki her mükellef kartında kabul ya da red bekleyen gelen e-belge sayısı yer alır; bekleyen belgesi en çok olan mükellef listenin başına gelir.
• Toplu E-Fatura Durum Tablosu raporu, seçilen tarih aralığında mükellef, yön (gelen/giden) ve durum kırılımında e-belge sayılarını tek tabloda verir.

Böylece “faturayı gördünüz mü?” sorusu yerini somut bir listeye bırakır. İşletme de aynı belgeyi kendi e-belge ekranında gördüğü için kabul veya red kararı, iki taraf arasında e-posta trafiği olmadan verilebilir.

Yevmiye defteri: dönemin durumu tek bakışta

Jetvel’de yevmiye defteri aylık olarak oluşturulur. Yevmiye Defteri ekranında:

• Ayların durumu, yani hangi ay için defter oluşturulduğu ve hangisinin kilitli olduğu listelenir.
• Sıradaki ayın defteri tek adımda oluşturulur; defterin kayıtları ayrı bir ekranda incelenir.
• Henüz kilitlenmemiş bir defter iptal edilebilir.
• Gönderimi tamamlanan defter gönderildi olarak işaretlenip kilitlenir. Kilitli deftere ait fişler sıfırlanamaz; düzeltme gerekirse önce kilit bilinçli olarak açılır.

Defterin kilidi, işletme ile müşavir arasında “bu dönem kapandı” anlaşmasının sistemdeki karşılığıdır. Mizan ve büyük defter ekranları da aynı veriden beslenir.

Bir not: Jetvel bugün beyanname hazırlamaz ve GİB’e beyanname göndermez. Bilanço ve gelir tablosu modülleri de yakında olarak listelenir.

Denetim İzi: kim, neyi, ne zaman?

Denetim İzi, kayıtlar üzerindeki her değişikliği alan düzeyinde tutar. Bir kaydın geçmişine baktığınızda şunları görürsünüz:

Bilgi	Örnek
İşlemi yapan	Kullanıcı adı
Zaman	Türkiye saatiyle tarih ve saat
İşlem	Oluşturma, güncelleme, silme veya onay gibi işlemler
Değişen alanlar	Alan adı, eski değer ve yeni değer
Bağlı kayıtlar	Aynı işlemde oluşan kayıtlar (örneğin faturanın muhasebe fişi)
Teknik iz	IP adresi ve kullanılan istemci bilgisi

Kayıtlar tarih aralığına, kullanıcıya, kayıt türüne ve işlem türüne göre filtrelenebilir. Bir faturanın kalemlerindeki değişiklikler de aynı olayın altında görünür. Müşavir tarafındaki önemli işlemler, örneğin mükellef daveti, davet onayı ve çalışan yetkisi değişikliği de denetim izine düşer.

Denetim izi bir suçlu arama aracı değil, ortak hafızadır. Kayıtlar kişiye bağlı olduğunda “ben yapmadım” tartışması yerini “neden yapıldı” sorusuna bırakır; hatalar da daha erken ve daha sakin biçimde düzeltilir.

Mükellef ayrıca Müşavirim ekranında müşavir ekibinin son erişim zamanını, son erişen kişiyi ve tarih aralığına göre filtrelenebilen aktivite geçmişini görür.

KEY ile rol bazlı yetki

Aynı veriye bakmak herkesin her şeyi yapabilmesi demek değildir. Jetvel’in yetki sistemi KEY, her ekran ve işlem için dört kademeli seviye kullanır:

• Yok: Ekran görünmez.
• Görüntüle: Yalnızca okuma.
• Düzenle: Oluşturma, güncelleme ve kopyalama.
• Tam: Bunlara ek olarak silme, iptal ve toplu işlem.

Hazır sistem rolleri işi kolaylaştırır. Muhasebe Müdürü muhasebe, finans ve e-dönüşümde tam yetkiye ve denetim izine sahiptir. Muhasebe Çalışanı aynı kapsamda silme, iptal ve toplu işlem yapamaz. Denetçi (Salt Okunur) rolü sistem tercihleri dışındaki her şeyi görüntüler ve denetim izine erişir; dışarıdan bir denetçi veya inceleme yapan bir müşavir için uygundur. Müşavir bürosu ise kendi çalışanlarına her mükellefte ayrı yetki tanımlayabilir. Güvenlik yaklaşımımızın geri kalanını güvenlik sayfamızda anlattık.

Örnek senaryo: tutarı değişen fatura

Somut bir örnekle düşünelim. Müşavir, ay sonu kontrolünde bir satış faturasının tutarının önceki haftaki mizandan farklı olduğunu fark ediyor. Klasik düzende bu bir telefonla başlar ve kimin neyi değiştirdiği çoğu zaman tahmine kalır.

Jetvel’de akış farklıdır:

1. Müşavir faturanın geçmişini Denetim İzi’nde açar.
2. Kalem düzeyindeki değişikliği, eski ve yeni tutarıyla, değişikliği yapan kullanıcıyla ve zamanıyla görür.
3. Aynı işlemde güncellenen bağlı muhasebe fişi de olayın altında listelenir.
4. Soru “bu neden değişti?” yerine “bu iade nedeniyle mi düzeltildi?” hâline gelir ve tek mesajla netleşir.

Değişikliği işletme yaptıysa müşavir bunu görür; müşavir ekibi yaptıysa işletme hem denetim izinde hem Müşavirim ekranındaki aktivite geçmişinde görür. İki taraf da aynı kaydı okur.

Jetvel ile nasıl yapılır?

1. Bağlantıyı kurun. Müşavir, işletmeyi vergi numarasıyla davet eder; işletme Müşavirim ekranından onaylar. Ayrıntılar mali müşavirler için bulut muhasebe yazımızda.
2. Rolleri belirleyin. İşletme kendi kullanıcılarına hazır rollerden uygun olanı atar; denetim izine yalnızca gereken kişilerin erişmesini sağlar.
3. Müşavir ekibini yetkilendirin. Müşavir, Çalışan Yetkileri ekranında her çalışanın o mükellefteki yetkisini tanımlar.
4. E-belgeleri günlük izleyin. Müşavir, panelde bekleyen gelen e-belgesi olan mükellefleri önceliklendirir.
5. Defteri aylık kapatın. Ay kapanışında sıradaki yevmiye defteri oluşturulur, gönderim tamamlandığında defter kilitlenir.
6. Soruyu kayıtla cevaplayın. “Bu tutar neden değişti?” sorusunda Denetim İzi’nde kaydın geçmişini açın.

Aynı veride, aynı sayfada

Mali müşavir ile işletme aynı ekrana baktığında mutabakat için harcanan zaman azalır, güven kayıtla desteklenir. Yevmiye defteri ve mali müşavir paneli Çınar paketinde yer alır; ayrıntılar için fiyatlandırma sayfasını inceleyebilir, büronuz ya da işletmeniz için uygun kurulumu birlikte planlamak üzere bizimle iletişime geçebilirsiniz.