Mükellef portföyü nasıl yönetilir? Çok firmalı muhasebe takibi

Mükellef portföyünü sağlıklı yönetmenin yolu, her mükellef için üç şeyi tek yerden görmektir: bağlantının durumu, bekleyen iş ve son etkinlik. Çok firmalı muhasebe takibinde asıl sorun kayıt tutmak değil, yirmi ya da elli şirket arasında önceliği kaybetmemektir. Jetvel’in mali müşavir paneli bu görünümü mükellef kartları, bekleyen işler listesi ve portföy raporlarıyla verir.

Aşağıda bir portföyü kurmayı, günlük işletmeyi ve büyüdükçe neyin değişmesi gerektiğini adım adım ele alıyoruz.

Çok firmalı muhasebe takibinde sık yaşanan sorunlar

Portföy büyüdükçe aynı sorunlar tekrar eder:

• Görünürlük yok: Hangi mükellefte ne beklediği kişinin aklında ya da tablodadır.
• Erişim dağınık: Her şirket için ayrı kullanıcı adı, ayrı dosya, ayrı oturum.
• Öncelik belirsiz: Hepsi aynı anda acil görünür.
• Sorumluluk bulanık: Hangi çalışan hangi şirketle ilgileniyor net değildir.

Bunların çözümü büyük bir geçiş projesi değil, portföyü tek bir yapıda toplamaktır.

Mükellef portföyünü kurmak

Davet ve onay

Mükellefler ekranında mükellefi vergi numarasıyla davet edersiniz; davete hizmet türü ve not ekleyebilirsiniz. Davet mükellefe bildirim olarak düşer. Bağlantı yalnızca mükellef onayladığında aktif olur; böylece erişim hem hukuken hem teknik olarak açık bir onaya dayanır.

Bağlantı durumları

Her mükellefin bağlantısı üç durumdan birindedir:

• Aktif: Çalışılan mükellef; görevler ve talepler bu mükellef için açılır.
• Duraklatılmış: Hizmetin geçici olarak askıya alındığı mükellef.
• Sonlandırılmış: Bağlantısı bitmiş mükellef.

Mükellef de dilediği zaman bağlantıyı kendi tarafından sonlandırabilir. Mükellef listesi sayfalandırılmıştır ve arama destekler; birkaç yüz kayıtta bile aradığınız şirkete adını yazarak ulaşırsınız.

Günlük çalışma ekranı: portföy paneli

Panelin üst bölümünde toplam, aktif, duraklatılmış ve sonlandırılmış mükellef sayılarını görürsünüz. Mükellef kartlarında son etkinlik zamanı ve kabul ya da red bekleyen gelen e-belge sayısı bulunur. Kartlar bekleyen e-belge sayısına göre sıralanır; önce hangi mükellefe bakacağınız ilk bakışta belli olur.

Bekleyen işler listesi şunları bir araya getirir:

1. Bekleyen gelen e-belgeler,
2. Açık belge talepleri,
3. İncelenmeyi bekleyen yüklemeler,
4. Süresi geçmiş görevler,
5. Bu ay faturalandırması yapılmamış müşavirlik ücretleri.

Güne bu listeyle başlamak, “bugün hangi şirketle ilgileneceğim?” sorusunu tahmin değil kayıt temelli cevaplamak demektir.

Şirketler arasında geçiş

Ekipteki her kullanıcı, bürosunun hesabı ile erişim izni olan mükellef şirketler arasında şirket seçiciden geçiş yapar. Şube ve mükellef seçimi aranabilir ve klavyeyle kullanılabilir bir pencerede yapılır; çok mükellefli bir portföyde aradığınız şirketi adını yazarak bulursunuz. Mükellef değiştirmek için oturumu kapatıp açmanız gerekmez.

İş bölümü: kim hangi mükellefte?

Portföy büyüyünce iş paylaşımı kaçınılmaz olur. Mali Müşavir › Çalışan Yetkileri, her çalışan için mükellef bazında yetki tanımlamanızı sağlar. Yetki sistemi KEY üzerinde çalışır ve genel ya da mükellefe özel roller verilebilir. Çalışanın o şirkete erişimi tanımlı değilse ekran uyarır ve Erişimi Tanımla seçeneği sunar.

Görevleri de çalışanlara atayabilirsiniz; görev mükellef filtresiyle aranabilir. Böylece “A mükellefin KDV’si kimde?” sorusunun cevabı sözlü değil kayıtlıdır. Otomatik görev üretimi için mali müşavir ofis otomasyonu yazımıza bakabilirsiniz.

Portföy düzeyinde raporlar

İki hazır rapor, tek tek şirketlere girmeden bütüne bakmanızı sağlar:

• Toplu E-Fatura Durum Tablosu: Seçtiğiniz tarih aralığında mükellef, yön (gelen/giden) ve durum kırılımında e-belge sayıları.
• Müşavir Portföy Aktivite: Her mükellefte son 30 gündeki işlem yoğunluğu. Hangi şirkette ne kadar çalışıldığını, hangi mükellefin sessiz kaldığını gösterir.

Aktivite raporu özellikle fiyatlandırmayı gözden geçirirken işe yarar: emek yoğun mükellefleri tahminle değil kayıtla görürsünüz.

Müşavirlik ücretini portföyün parçası yapın

Faturalandırma ekranında her mükellef için aylık ücret tutarı, para birimi ve başlangıç tarihi içeren bir plan tanımlarsınız. Her ayın başında hatırlatma bildirimi gelir, o ay faturalandırılmamış mükellefler bekleyen işlerde görünür. Ücret tahsilatını ayrı tabloda tutmanız gerekmez.

Mükellef ne görür?

Çok firmalı çalışmada güven iki yönlüdür. Mükellef tarafındaki Müşavirim ekranında bağlı müşavirin unvanı, bağlantı durumu, son erişim zamanı ve erişen kişi ile işlem geçmişi görünür. Bu şeffaflık portföyü büyütürken itirazı azaltır. Konunun işletme tarafı için mali müşavir ve işletme iş birliği yazısına bakın.

Yeni mükellef kontrol listesi

Portföye yeni bir mükellef eklerken her seferinde aynı sırayı izlemek, sonradan düzeltme yükünü azaltır:

1. Daveti gönderin: Vergi numarası, hizmet türü ve kısa bir not ekleyin. Not, ekipteki başka bir çalışanın mükellefi tanıması için işe yarar.
2. Onayı izleyin: Davet onaylanana kadar bağlantı aktif değildir; bekleyen davetleri periyodik olarak kontrol edin.
3. Çalışanı ilişkilendirin: Mükellefle ilgilenecek çalışana Çalışan Yetkileri’nde erişim ve rol tanımlayın.
4. Belge talebini açın: İlk dönem için evrak listesini Belge Akışı’ndan talep edin.
5. Ücret planını girin: Faturalandırma ekranında aylık müşavirlik ücreti planını tanımlayın.

Portföyde sessiz kalanları fark etmek

Büyük portföyde sorun çıkaran mükellef bağırandır; asıl risk, sessiz kalanlardır. Müşavir Portföy Aktivite raporunda son 30 günde işlem yoğunluğu çok düşük görünen bir mükellef, evrakını göndermemiş ya da kayıtları sizin tarafınızdan işlenmemiş olabilir. Bekleyen işler listesindeki açık belge talebi sayısıyla birlikte okuduğunuzda, hangi mükellefi aramanız gerektiği netleşir.

Jetvel ile nasıl yapılır?

1. Mali müşavir hesabınızı etkinleştirin (paket bilgisi için fiyatlandırma sayfası).
2. En çok iş çıkaran beş-on mükellefle başlayın; davetleri gönderin.
3. Çalışan Yetkileri’nde ekibin erişimini tanımlayın.
4. Bekleyen işler listesini günlük rutininize alın.
5. Ayda bir Portföy Aktivite raporuna bakın.

Kurulumun tamamı için mali müşavirler için bulut muhasebe yazısı, modülün tanıtımı için Mali Müşavire Özel sayfası yol gösterir.

Portföy büyürken ekip toplantısı

Haftalık kısa bir toplantı, panelin en iyi kullanım yeridir. Bekleyen işler listesini ekranda açın; süresi geçmiş görevleri, açık belge taleplerini ve incelenmeyi bekleyen yüklemeleri sırayla gözden geçirin. Her madde için tek bir sorumlu ve tek bir tarih belirleyin. Toplantı on beş dakikayı geçmez, çünkü sorular “kimde?” değil “ne zamana?” olur. Görev ve evrak düzenini kurmak için mukelleften evrak toplama yazısı da faydalıdır.

Sonuç

Portföyü yönetmek, her mükellefi aynı özenle ama aynı anda değil, doğru sırayla ele almaktır. Bunu mümkün kılan şey bağlantı, görev ve yetkinin tek yerde olmasıdır.

14 gün ücretsiz deneyin. Kendi mükellef listenizle paneli görmek için Jetvel’e kaydolun.