Mali müşavir bulut muhasebe: mükellefler tek panelde

Mali müşavirler için bulut muhasebe, mükelleflerin kayıtlarına ayrı ayrı program, flaş bellek ya da e-posta trafiği olmadan tek bir panelden ulaşmak demektir. Jetvel’in mali müşavir paneliyle mükellef bağlantılarınızı, ekibinizin yetkilerini, bekleyen e-belgeleri ve açık işleri aynı ekranda takip edersiniz.

Bu yazıda bir müşavirlik bürosunun portföyünü bulutta nasıl düzenleyebileceğini, mükellefin bu süreçte neyi gördüğünü ve Jetvel’de kurulumun adım adım nasıl yapıldığını anlatıyoruz.

Neden masaüstü yazılımdan buluta geçmeli?

Çok sayıda mükellefle çalışan bir büroda zaman kaybının büyük kısmı muhasebe kaydının kendisinden değil, kayda ulaşmaktan doğar. Her mükellef için ayrı veri dosyası, ayrı yedek ve ayrı sürüm yönetimi; ay sonunda gelen faturaları toplamak için telefon ve mesaj trafiği; hangi çalışanın hangi şirkette ne yaptığını bilmemek…

Bulut tabanlı bir yapıda bu tablo değişir:

• Tek giriş, çok şirket: Kendi büronuzla mükellef şirketleri arasında aynı oturumdan geçiş yaparsınız.
• Güncel veri: Mükellef faturasını kestiği anda kayıt sizin ekranınızdadır; dosya taşımak gerekmez.
• Kontrollü erişim: Bağlantı mükellefin onayıyla kurulur, iki taraf da kimin ne zaman eriştiğini görür.
• Ekip yönetimi: Çalışanlarınızın her mükellefteki yetkisini ayrı ayrı belirlersiniz.

Mali müşavir paneli neler sunar?

Jetvel’de büronuzu müşavir hesabı olarak etkinleştirdiğinizde menüde Mali Müşavir & Yönetici modülü açılır. Modülün temel parçaları şunlardır:

Bölüm	Ne işe yarar?
Panel	Portföy özeti, mükellef kartları ve bekleyen işler
Mükellefler	Bağlantı daveti, durum takibi (aktif, duraklatılmış, sonlandırılmış)
Çalışan Yetkileri	Çalışan × mükellef bazında yetki matrisi
Görevler ve Görev Şablonları	Mükellef başına dönemsel görevler
Belge Akışı	Mükelleften belge talebi ve yüklenen belgelerin incelenmesi
Raporlar	Toplu e-belge durum tablosu ve portföy aktivite raporu
Faturalandırma	Mükellef başına aylık müşavirlik ücreti planı

Portföy paneli ve bekleyen işler

Panelde toplam, aktif, duraklatılmış ve sonlandırılmış mükellef sayılarınızı görürsünüz. Her mükellef kartında son etkinlik zamanı ve kabul ya da red bekleyen gelen e-belge sayısı yer alır. Kartlar bekleyen e-belge sayısına göre sıralandığı için önce hangi mükellefe bakmanız gerektiği ilk bakışta belli olur.

Bekleyen işler listesi ise tek yerde şunları toplar: bekleyen gelen e-belgeler, açık belge talepleri, incelenmeyi bekleyen yüklemeler, süresi geçmiş görevler ve bu ay faturalandırması yapılmamış müşavirlik ücretleri.

Mükellef bağlantıları

Mükellefi vergi numarasıyla davet edersiniz; davete hizmet türü ve not ekleyebilirsiniz. Davet mükellefe bildirim olarak düşer, bağlantı ancak mükellef onayladığında aktif hâle gelir. Hizmeti geçici olarak askıya almak için bağlantıyı duraklatabilir, sonra yeniden başlatabilir ya da sonlandırabilirsiniz.

Çalışan yetkileri

Büronuzdaki her çalışan için her mükellefte ayrı yetki tanımlarsınız. Bir çalışan A şirketinde fatura düzenleyebilirken B şirketinde yalnızca görüntüleme yetkisine sahip olabilir. Çalışanın mükellef şirkete erişimi yoksa ekran bunu uyarı olarak gösterir; erişimi tanımlamadan verilen yetki işe yaramaz. Yetki değişiklikleri denetim izine de kaydedilir.

Raporlar

İki hazır rapor portföy düzeyinde bakış sağlar:

• Toplu E-Fatura Durum Tablosu: Seçtiğiniz tarih aralığında mükellef, yön (gelen/giden) ve durum kırılımında e-belge sayıları.
• Müşavir Portföy Aktivite: Her mükellefte son 30 gündeki işlem yoğunluğu; hangi şirkette ne kadar çalışıldığını gösterir.

Müşavirlik ücreti için faturalandırma planı

Faturalandırma ekranında her mükellef için aylık ücret tutarını, para birimini ve başlangıç tarihini içeren bir plan tanımlarsınız. Her ayın başında aktif planlar için size hatırlatma bildirimi gelir; o ay henüz faturalandırılmamış mükellefler de panelin bekleyen işler listesinde görünür. Böylece ücret takibi ayrı bir tabloya ihtiyaç duymadan portföy ekranının parçası olur.

Büro ile mükellef arasında geçiş

Müşavir ekibindeki her kullanıcı, kendi bürosunun hesabı ile erişim izni olan mükellef şirketleri arasında şirket seçiciden geçiş yapar; mükellef değiştirmek için oturumu kapatıp yeniden açmanız gerekmez. Bir çalışanın hangi mükelleflerde listelendiği, büronun ona tanımladığı erişime bağlıdır.

Mükellef tarafı: şeffaflık

Mükellef açısından en önemli soru “verime kim, ne zaman bakıyor?” sorusudur. Jetvel’de mükellef, Müşavirim ekranında:

• Bağlı müşavirin unvanını, ruhsat numarasını ve bağlı olduğu odayı,
• Bağlantının durumunu ve başlangıç tarihini,
• Son erişim zamanını ve son erişen kişiyi,
• Müşavir ekibinin yaptığı işlemlerin tarih aralığına göre filtrelenebilen aktivite geçmişini

görür. Davetleri onaylamak, reddetmek ya da mevcut bağlantıyı sonlandırmak da mükellefin elindedir. Bu şeffaflık, müşavir ile işletme arasındaki güveni sözle değil kayıtla kurar. Bu konuyu mali müşavir ve işletme iş birliği yazımızda daha ayrıntılı ele aldık.

Jetvel ile nasıl yapılır?

1. Paketinizi seçin. Mali müşavir paneli Çınar paketinde yer alır. Karşılaştırma için fiyatlandırma sayfasına bakabilirsiniz.
2. Müşavir hesabını etkinleştirin. Mali Müşavir & Yönetici › Aktivasyon adımında ruhsat numaranızı ve bağlı olduğunuz odayı girin. Gerekirse Şirket Bilgileri › Mali Müşavirlik sekmesinden hesabı işletme hesabına geri döndürebilirsiniz.
3. Mükelleflerinizi davet edin. Mükellefler ekranında vergi numarasıyla davet gönderin, hizmet türünü ve notunuzu ekleyin.
4. Onayı bekleyin. Mükellef davetinizi kendi hesabından onayladığında bağlantı aktif olur ve mükellef şirket şirket seçicide görünür.
5. Ekibinizi yetkilendirin. Çalışan Yetkileri ekranında her çalışana mükellef bazında yetki verin.
6. Rutinleri kurun. Görev Şablonlarıyla beyanname dönemleri için tekrarlayan görevler oluşturun; ayrıntılar beyanname takvimi takibi yazımızda.
7. Paneli günlük çalışma ekranınız yapın. Güne bekleyen işler listesiyle başlayın.

Büro büyüdükçe ne değişir?

Beş mükellefle çalışan bir müşavirle elli mükellefle çalışan bir büronun ihtiyacı aynı değildir. Küçük bürolarda panel çoğunlukla tek kişinin günlük kontrol ekranıdır. Büro büyüdükçe iş bölümü önem kazanır: bir çalışan e-belge ve cari kayıtlarına bakarken bir diğeri bordro ve SGK işlerini yürütür. Çalışan Yetkileri, görev ataması ve aktivite raporu bu noktada devreye girer; kimin hangi mükellefte çalıştığı tahmin değil, kayıt olur.

Dikkat edilmesi gerekenler

Jetvel bugün beyanname hazırlamaz ve GİB’e beyanname göndermez; beyanname ile bilanço/gelir tablosu modülleri yakında olarak listelenir. Mevcut sürümde beyanname dönemleri için hatırlatma ve rutin görev takibi yapılır. Beyanname sürecinizi kullandığınız beyanname programıyla sürdürürken kayıt, belge ve görev tarafını Jetvel’de toplayabilirsiniz.

Portföyünüzü bugün düzene sokun

Mükelleflerinizin kayıtlarına tek yerden ulaşmak, ekibinizin kimde ne yaptığını görmek ve bekleyen işleri tek listede toplamak için büyük bir geçiş projesine gerek yok. Mali müşavirler için Jetvel sayfasına göz atın ya da büronuza uygun kurulumu birlikte planlamak için bizimle iletişime geçin.