Beyanname takvimi takibi: son tarihleri kaçırmayın

Beyanname takvimi takibi, her mükellefin aylık, dönemlik ve yıllık beyan tarihlerini önceden görev hâline getirip sorumlusuna atamak demektir. Jetvel’de bu takvimi hazır rutin iş paketleri ve müşavir görev şablonlarıyla bir kez kurarsınız; görevler her dönem kendiliğinden oluşur, vadesi yaklaşanlar ve geçenler bildirimle önünüze gelir.

Önce bir hatırlatma: Jetvel bugün beyanname hazırlamaz ve GİB’e beyanname göndermez. Bu yazı, beyannameleri kullandığınız programla hazırlarken hiçbir son tarihi gözden kaçırmamak için iş takibini nasıl kuracağınızı anlatıyor.

Beyanname takvimi neden kaçar?

Tek bir işletme için takvim karmaşık değildir. Sorun, onlarca mükellefin aynı günlere sıkıştığı müşavirlik bürolarında başlar. Tipik kayıp noktaları şunlardır:

• Evrakın geç gelmesi ve beyannameye kalan sürenin daralması,
• İşin “kimde olduğunun” belli olmaması,
• Yalnızca bazı mükellefleri ilgilendiren dönemlik ve yıllık beyanların unutulması,
• Hatırlatmanın kişinin hafızasına ya da bir tablo dosyasına bırakılması.

Takvimi bir sisteme taşımak bu dört sorunu birlikte çözer: iş önceden oluşur, sorumlusu bellidir, vade yaklaşınca bildirim gelir.

Temel beyan dönemleri

Aşağıdaki tablo genel bir yol gösterici niteliğindedir. Tarihler mevzuat değişiklikleriyle ve resmi tatillerle kayabilir; her dönem için GİB’in güncel vergi takvimini kontrol edin.

Beyan	Sıklık	Genel son tarih
KDV beyannamesi	Aylık	Genellikle izleyen ayın 28. günü
Muhtasar ve prim hizmet beyannamesi	Aylık	Genellikle izleyen ayın 26. günü
Damga vergisi beyannamesi	Aylık (varsa)	Genellikle izleyen ayın 26. günü
Geçici vergi beyannamesi	Üç dönem	Genellikle 17 Mayıs, 17 Ağustos ve 17 Kasım
Yıllık gelir vergisi beyannamesi	Yıllık	Genellikle mart ayı içinde
Kurumlar vergisi beyannamesi	Yıllık	Genellikle nisan ayının sonuna kadar

Dördüncü dönem geçici vergi beyannamesi uygulamadan kaldırıldığı için Jetvel’in hazır paketlerinde geçici vergi üç ayrı yıllık kural olarak tanımlıdır.

Jetvel’de iki katmanlı takip

Jetvel’de beyanname takvimini iki yerden yönetebilirsiniz. Büronuzun çalışma biçimine göre birini ya da ikisini birlikte kullanabilirsiniz.

1. Proje Yönetimi › Rutin İşler: hazır paketler

Rutin İşler, tekrarlayan işleri proje panosunda kart olarak oluşturur. Sektöre göre hazır paketler içerir; Muhasebe bürosu sektöründe dört paket bulunur:

• Tek Müşavir Takvimi: Az mükellefle çalışan bürolar için evrak toplama, KDV, muhtasar ve prim hizmet beyannameleri ile müşavirlik ücreti tahsilatı.
• Mükellef Beyannameleri: Aylık KDV, muhtasar ve prim hizmet, damga vergisi; üç dönem geçici vergi; yıllık gelir ve kurumlar vergisi beyannameleri.
• Evrak ve Defterler: Mükellef evrak toplama, kayıtların işlenmesi, e-Defter berat kontrolü ve kağıt defter tasdiki.
• Büro İşleri: Haftalık SGK işe giriş/çıkış takibi, ücret tahsilatı, mükelleflere aylık bilgilendirme ve sözleşme yenilemeleri.

Tek bir işletme için Tüm işletmeler sektöründeki Beyanname Takvimi paketi KDV, muhtasar, damga ve geçici vergi beyannamelerini kapsar.

Paketlerdeki her kuralın bir vade günü ve bir hazırlık süresi vardır. Örneğin KDV kuralı, vadeden belirli gün önce kartı oluşturur; böylece iş son haftaya kalmadan panoda görünür. Bazı kartlar kontrol listesiyle gelir: Mükellef Beyannameleri paketindeki KDV kartında “Evrak tamam”, “Beyannameler onaylandı”, “Mükellefe tahakkuk iletildi” adımları hazırdır. Kartın başlığına dönem bilgisi otomatik eklenir.

2. Mali Müşavir › Görev Şablonları: mükellef başına görev

Müşavir panelindeki Görev Şablonları, aynı işi her aktif mükellef için ayrı görev olarak üretir. Sistem şablonları KDV1, KDV2 (sorumlu sıfatıyla), muhtasar, geçici vergi, SGK bildirgesi ve yıl sonu kapanış işlemlerini kapsar. Kendi şablonlarınızı da aylık, üç aylık veya yıllık sıklıkla, vade günü, vade ayı ve hazırlık süresiyle tanımlayabilirsiniz.

Görev üretimi her gece çalışır: hazırlık süresine giren dönem için her aktif mükellefe görev açılır, aynı dönem için ikinci kez açılmaz. Vadesi geçip tamamlanmamış görevler süresi geçmiş durumuna alınır ve müşavir panelindeki bekleyen işler listesine düşer. Görevleri ekibinizden birine atayabilir; durumunu bekliyor, devam ediyor, tamamlandı veya atlandı olarak güncelleyebilir, not ekleyebilirsiniz.

İşletme tarafı: finansal görev listesi

Takvim yalnızca müşavirin işi değildir. Jetvel’i kullanan işletmenin finansal görev listesi haftalık, aylık, üç aylık ve yıllık maddelerle hazır gelir. Aylık listede muhasebe evraklarının toplanıp müşavire iletilmesi, KDV ve muhtasar ödemeleri ve SGK ödemeleri gibi maddeler yer alır; maddelerin sırası ve içeriği işletmeye göre düzenlenebilir. Müşavir evrak tarihini planlarken mükellefin de aynı takvimi görmesi, son haftadaki sıkışmayı azaltır.

Hangisini ne zaman kullanmalı?

• Görev Şablonları: Aynı işin her mükellef için ayrı ayrı takip edilmesi gerektiğinde, örneğin her mükellefin KDV beyannamesi için ayrı bir görev.
• Rutin İşler: Büronun ortak işleri ve kontrol listesi gereken süreçler için, örneğin “Ekim KDV beyannameleri” kartı altında ekibin adım adım ilerlemesi.

Hatırlatmalar ve @anma

Proje Yönetimi kartlarında bildirimler iş takibini tamamlar:

• Vadeden bir gün önce karta atanan kişilere “yarın vadeli” bildirimi gider.
• Vade geçtiğinde atanan kişilere ve proje yöneticilerine gecikme bildirimi gönderilir.
• Yorumda bir çalışanı @ ile andığınızda o kişi bildirim alır; anılma ve atanma bildirimleri kişinin bildirim tercihleri kapalı olsa bile iletilir.
• Kısa sürede art arda gelen yorumlar tek bildirimde birleştirilir, gelen kutusu şişmez.

Jetvel ile nasıl yapılır?

1. Müşavir hesabınızı ve mükellef bağlantılarınızı kurun. Kurulumu mali müşavirler için bulut muhasebe yazımızda anlattık.
2. Görev Şablonlarını gözden geçirin. Sistem şablonları herkes için ortaktır ve değiştirilemez; büronuzun iç takvimine uymayan ya da eksik kalan işler için kendi şablonunuzu ekleyin.
3. Rutin İşler’den bir paket ekleyin. Proje Yönetimi › Rutin İşler’de Muhasebe bürosu sektörünü seçin; büyüklüğünüze göre Tek Müşavir Takvimi ya da Mükellef Beyannameleri paketini ekleyin.
4. Vade ve hazırlık sürelerini düzenleyin. Paketler varsayılanlarla gelir; her kuralı sonradan değiştirebilirsiniz.
5. Sorumluları atayın. Kartları ve görevleri ilgili çalışana atayın ki hatırlatma doğru kişiye gitsin.
6. Evrak tarihini öne çekin. Beyannamenin gecikmesinin en sık nedeni evraktır; belge taleplerini mükelleften evrak toplama yazımızdaki gibi dönem başında açın.
7. Her sabah bekleyen işlere bakın. Süresi geçmiş görevler panelde mükellef bazında listelenir.

Takviminizi sisteme taşıyın

Beyanname takvimi bir kez doğru kurulduğunda her ay yeniden hatırlanması gereken bir liste olmaktan çıkar. Mali müşavir paneli Çınar paketinde yer alır; paket ayrıntıları için fiyatlandırma sayfasına bakabilir, büronuza uygun kurulumu birlikte planlamak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.