Basit üretim ve reçete yönetimi: KOBİ'ler için üretim takibi

Basit üretim, bir mamulü hangi hammaddelerden ne kadar kullanarak ürettiğinizi reçeteyle tanımlayıp her üretimde hammaddeyi stoktan düşüren, mamulü stoğa ekleyen kayıt yöntemidir. Ayrı bir üretim yazılımı gerektirmez; ön muhasebe ve stok sisteminizin içinde çalışır, böylece üretim yapan bir KOBİ’nin stok miktarları her zaman gerçeğe yakın kalır.

Bu yazıda reçete yönetiminin temellerini, Jetvel’de basit üretimin nasıl işlediğini ve lot, seri, son kullanma tarihi ile varyant takibinin üretim yapan işletmelere ne kazandırdığını anlatıyoruz.

Reçete (BOM) nedir, neden önemlidir?

Reçete, İngilizcede “bill of materials” (BOM) olarak da bilinen, bir ürünün bileşen listesidir. Örneğin 1 koli kurabiye için 5 kg un, 2 kg şeker, 1 kg tereyağı ve 1 adet koli kutusu kullanıldığını gösterir.

Reçete olmadan üretim takibi genellikle şöyle yürür: üretim yapılır, hammaddeler elle stoktan düşülür ya da hiç düşülmez, ay sonunda sayımda farklar çıkar. Reçeteyle çalıştığınızda:

• Her üretimde hangi hammaddenin ne kadar kullanılacağı bellidir.
• Hammadde stokları üretimle birlikte otomatik azalır.
• Mamul stokları üretim anında artar, satışa hazır miktar doğru görünür.
• Hammadde yetersizliği üretim öncesinde fark edilir.

Jetvel’de basit üretim nasıl çalışır?

Jetvel’de üretim iki parçadan oluşur: reçeteler ve üretim kayıtları.

Reçeteler

Tanımlar › Basit Üretim Reçeteleri ekranında reçete oluşturursunuz. Bir reçetede birden fazla mamul ve birden fazla hammadde bulunabilir. Bu, örneğin bir kesim işleminden hem ana ürün hem yan ürün çıkan durumlar için kullanışlıdır. Reçeteler sonradan düzenlenebilir ya da silinebilir.

Üretim kaydı

Stok Fişleri › Üretim › Basit Üretim ekranında reçeteyi seçer, üretim miktarını girersiniz. Arka planda iki fiş birlikte oluşur:

Fiş	Ne yapar?	Depo
Üretimden Giriş Fişi	Mamulleri stoğa ekler	Giriş deposu
Üretime Çıkış Fişi	Hammaddeleri stoktan düşer	Çıkış deposu

İki fiş tek bir üretim kaydına bağlıdır. Fişlerden biri silinirse eşi ve üretim kaydı da silinir; böylece yarım kalmış, dengesiz bir üretim kaydı oluşmaz.

Oransal miktar

Üretim formunda bir satırın miktarını değiştirdiğinizde diğer satırlar reçetedeki oranla otomatik güncellenir. Reçete 10 koli için tanımlıysa ve siz 25 koli üretiyorsanız, hammadde miktarlarını tek tek hesaplamanız gerekmez.

Stok kontrolü

Çıkış deposundaki mevcut miktar her hammadde satırında görünür. Hammadde yetersizse uyarı alırsınız; durumu bilerek onaylayıp devam edebilirsiniz.

Ekrandan reçete oluşturma

Reçetesi olmayan bir üretimi doğrudan satırları girerek yapabilir, ardından “Reçete Olarak Kaydet” ile bu satırları yeni bir reçeteye dönüştürebilirsiniz. Basit üretim mobil uygulamada da kullanılabilir; ayrıntılar için mobil muhasebe yazımıza bakabilirsiniz.

Lot, seri ve son kullanma tarihi takibi

Gıda, kimya, kozmetik, ilaç ve elektronik gibi sektörlerde hangi partinin kime satıldığını bilmek zorunluluk olabilir. Jetvel’de her stok kartı için izleme türü seçilebilir:

• İzleme yok: Standart stok.
• Lot (parti): Aynı partiden gelen ürünler tek bir lot numarasıyla izlenir.
• Seri: Her ürün kendi seri numarasıyla izlenir; istenirse seri numarası için bir kalıp tanımlanır.

Bunlara ek olarak son kullanma tarihi (SKT) zorunlu tutulabilir. Çıkışta hangi lotun kullanılacağı elle seçilebilir ya da otomatik olarak FEFO (son kullanma tarihi en yakın olan önce) veya FIFO (ilk giren önce) kuralına bırakılabilir.

İzlemeli stoklarda şunları yapabilirsiniz:

• Depo bazında lot veya seri bakiyelerini görmek,
• Lot ya da seri numarasıyla arama yapıp ürünün hangi belgelerden geçtiğini izlemek,
• Son kullanma tarihi yaklaşan ürünleri listelemek,
• Takibe başlarken mevcut stok için açılış lotları tanımlamak.

Önemli bir not: Basit üretim ekranı şu an lot ve seri dağıtımı taşımaz. İzlemeli bir stok üretimde yer alıyorsa Üretimden Giriş ve Üretime Çıkış fişlerini ayrı ayrı, lot veya seri seçerek kullanırsınız.

Varyantlı stok

Aynı ürünün renk, beden veya numara gibi farklı seçeneklerini ayrı ayrı kart açmadan yönetmek için varyantlı stok kullanılır. Jetvel’de varyant eksenleri tanımlanır; renk, beden ve ayakkabı numarası için hazır şablonlar vardır. Ana kart altında her kombinasyon kendi stok kartına sahip olur ve belgelerde matris girişiyle hızlıca seçilir.

Üretimde ve belgelerde ana kart doğrudan kullanılmaz; “Kırmızı / M” gibi somut varyant seçilir. Böylece her varyantın stoğu ayrı izlenir.

Üretim yapan KOBİ için tamamlayıcı stok araçları

• Çok birimli stok: Hammaddeyi kilo ile alıp gram ile tüketmek gibi senaryolar.
• Depo transferi: Hammadde deposundan üretim alanına ya da mamul deposuna aktarım.
• Depo bazlı sayım: Tek bir fişle depo sayımı ve farkların kaydı.
• Stok hareket raporları: Hangi ürünün hangi fişle girip çıktığını izleme.

Üretim maliyeti yönetimi henüz kullanıma açık değil, yakında ekleniyor. Bugün basit üretim stok hareketlerini ve üretim kayıtlarını yönetir; mamul maliyetini otomatik hesaplamaz.

Örnek: reçeteyle çalışan küçük bir üretim atölyesi

Konuyu somutlaştırmak için kurgusal bir örnek düşünelim. Bir atölye, hammadde deposundan aldığı malzemelerle iki farklı ürün üretiyor ve mamulleri ayrı bir depoda tutuyor.

• Hazırlık: Her ürün için bir reçete açılır; hammaddeler ve miktarları girilir. Hammadde depo ve mamul deposu tanımlanır.
• Üretim günü: Üretim sorumlusu reçeteyi seçer, üretilen miktarı yazar. Diğer satırlar oranla güncellenir, eksik hammadde varsa uyarı görünür.
• Kayıt: Kaydet ile hammaddeler çıkış deposundan düşer, mamuller mamul deposuna girer.
• Satış: Mamul stoğu güncel olduğu için satış ekibi teklif verirken gerçek miktarı görür.
• Ay sonu: Depo sayımında çıkan farklar sayım fişiyle kaydedilir; reçete dışı tüketim ya da fire fark edilir ve reçete gerekiyorsa güncellenir.

Ürünler parti bazlı izleniyorsa aynı akış Üretimden Giriş ve Üretime Çıkış fişleriyle, lot numarası seçilerek yürütülür.

Reçeteleri güncel tutmak için ipuçları

• Reçeteyi en sık ürettiğiniz parti büyüklüğüne göre tanımlayın; oransal miktar özelliği diğer büyüklükleri sizin yerinize hesaplar.
• Ambalaj, etiket ve koli gibi yardımcı malzemeleri de reçeteye ekleyin; bunlar da stoktan düşmelidir.
• Sayımda düzenli olarak fark çıkan hammaddeler için reçetedeki miktarı gözden geçirin.
• Ürün formülü değiştiğinde eski reçeteyi düzenlemek yerine yeni bir reçete açmak, geçmiş üretimleri okumayı kolaylaştırır.

Jetvel’de adım adım ilk üretim

1. Stok kartlarını hazırlayın. Mamul ve hammadde kartlarını açın, birimleri tanımlayın. Gerekiyorsa lot, seri veya SKT takibini kart ayarlarından açın.
2. Depoları belirleyin. Hammaddenin çıkacağı ve mamulün gireceği depoları tanımlayın; tek depo da kullanabilirsiniz.
3. Reçeteyi oluşturun. Tanımlar › Basit Üretim Reçeteleri ekranında mamulleri ve hammaddeleri miktarlarıyla girin.
4. Üretimi kaydedin. Stok Fişleri › Üretim › Basit Üretim ekranında reçeteyi seçin, miktarı girin, çıkış ve giriş depolarını seçin.
5. Stok uyarılarını kontrol edin. Yetersiz hammadde uyarısı varsa üretimden önce satın alma ya da transfer yapın veya bilerek onaylayın.
6. Sonucu doğrulayın. Oluşan Üretimden Giriş ve Üretime Çıkış fişlerini, stok miktarlarını ve stok hareket raporunu kontrol edin.

Sonuç: Üretimi stok sisteminizin içinde yönetin

Küçük ve orta ölçekli üretimde ihtiyaç çoğu zaman karmaşık bir planlama yazılımı değil, reçeteye bağlı, doğru çalışan bir stok kaydıdır. Jetvel’in basit üretimi; reçeteler, oransal miktar, depo kontrolü, lot/seri/SKT ve varyant takibiyle bu ihtiyacı ön muhasebenizin içinde karşılar. Üretim çözümümüzü üretim sayfamızda inceleyebilir, basit üretim ve reçetelerin yer aldığı Çınar paketini fiyatlandırma sayfasında diğer paketlerle karşılaştırabilirsiniz.