Proje yönetimi ve muhasebe bir arada: proje bazlı gelir-gider takibi

Proje yönetimi ve muhasebe aynı yazılımda olduğunda, bir işin görevlerini, sürelerini ve parasını tek yerden izlersiniz. Jetvel’de Proje Yönetimi modülüyle görev ve rutin işleri yönetir, fişleri ve faturaları projeye bağlayarak proje bazlı gelir-gider takibi yaparsınız. Böylece “bu iş bize kazandırdı mı?” sorusu Excel’e değil rapora bakarak cevaplanır.

Bu yazıda proje bazlı muhasebenin neden önemli olduğunu ve Jetvel’de nasıl kurulacağını anlatıyoruz.

Proje bazlı gelir-gider takibi neden gerekli?

Genel gelir tablosu işletmenin toplamını gösterir ama hangi iş kârlı, hangisi zararlı söylemez. Danışmanlık, inşaat taahhüdü, reklam kampanyası, etkinlik ya da üretim siparişi gibi işlerde asıl soru şudur: Bu proje için ne kadar harcadık, ne kadar fatura kestik, ne kadarını tahsil ettik?

Görev takibi bir araçta, muhasebe başka bir araçta tutulduğunda şu sorunlar çıkar:

• Projenin gerçek maliyeti ay sonunda elle toplanır.
• Görev geciktiğinde bunun faturaya ve tahsilata etkisi görülmez.
• Ekip ile muhasebe farklı listelerle çalışır.

Aynı sistemde ise fişin üzerindeki proje alanı, raporlardaki proje süzgeci ve görev panosu birbirini tamamlar.

Jetvel Proje Yönetimi modülü neler sunar?

Proje Yönetimi modülü şu bölümlerden oluşur: Ana Ekran, Projeler, Görev Listesi, Rutin İşler, Analiz ve Proje Ayarları.

Ana Ekran

Gününüzün özeti burada durur: açık, gecikmiş, bugünkü ve bu hafta tamamlanan işler; sıradaki işleriniz; size gelenler; hafta şeridi; projeleriniz ve son etkinlikler.

Projeler ve dört görünüm

Bir projeyi dört görünümden izleyebilirsiniz:

• Pano: Görevleri kolonlarda sürükleyin.
• Liste: Sıralı ve gruplu liste.
• Zaman Çizelgesi: Çubuğu sürükleyerek tarihi kaydırın, kenarından çekerek başlangıç ve vadeyi değiştirin; kilometre taşları ekleyin.
• Takvim: Görevleri günler arasında sürükleyip bırakın.

Yeni proje dört adımda açılır: Tür, Bilgiler, Pano, Üyeler. Kişisel ve Genel projeler vardır; projede yönetici, üye ve izleyici rolleri ekranlara yansır.

Görev Listesi

Size atananlar, sizin oluşturduklarınız, takip ettikleriniz ve tümü ayrı sekmelerde durur. Vade, proje, durum ya da atanana göre gruplayabilir; toplu durum, atama, vade ve öncelik değişikliği yapabilirsiniz.

Hızlı ekleme tek satırdadır: görevi yazıp Enter’a basarsınız. Başlığın sonuna “yarın”, bir gün adı ya da gg.aa yazarsanız bu vade olur. Görevlerde kontrol listesi, yorumlarda @ ile kişi anma ve Takip et / Takibi bırak seçenekleri bulunur.

Rutin İşler

Muhasebe ofisleri ve tekrar eden işleri olan işletmeler için en işe yarar bölümlerden biridir. Her ay, her çeyrek ya da belirli bir günde tekrarlanan işleri bir kez tanımlarsınız:

• Tekrar kuralı: sıklık, vade günü veya ay sonu, açılış süresi ve atananlar.
• Sonraki 5 dönemin önizlemesi ve 12 aylık dönem çizelgesi.
• Henüz açılmamış dönemler takvimde soluk görünür ve tek tıkla oluşturulur.
• Sektörlere göre hazır rutin iş paketleri; Temel ve Gelişmiş, Küçük ekip veya Kapsamlı seçimiyle öğe seçerek ekleyebilirsiniz.

Beyanname gibi vadesi belli işleri takip etmek için beyanname takvimi yazımızı da inceleyebilirsiniz.

Analiz

Analiz ekranı KPI’ları, trendi, iş yükünü, proje sağlığını, rutin iş uyumunu, vade kaymasını ve kolonda bekleme sürelerini gösterir; Excel’e aktarılabilir.

Projeye para tarafını bağlamak

Proje yönetiminin muhasebeyle birleştiği yer burasıdır. Jetvel’de fişlerde proje alanı bulunur ve raporlar projeye göre süzülebilir:

• Gider Takip Raporu: Gider fişleri ve alış faturalarını gider kalemi, proje, etiket, cari ve aya göre kırar; aylık grafik ve proje bütçe kullanımını gösterir, Excel’e aktarılır.
• Proje faaliyet raporu: Proje tanımında alış ve satış (iade netli), tahsilat ve ödeme kırılımı ile net toplamı verir; Excel’e aktarılır.
• Analiz raporları: Satış/Alış Analiz, Ürün Kârlılık, Stok Envanter ve Stok Hareket raporlarında proje süzgeci vardır. Süzgeçler sayfa bazında hatırlanır.

Seçili proje, sayfanın breadcrumb altındaki bantta görünür ve diğer ekranlar ona göre açılır.

Örnek senaryo: bir etkinlik projesi

Bir ajansın etkinlik projesini düşünelim:

1. Genel proje açılır, ekip üyeleri yönetici, üye ve izleyici rollerle eklenir.
2. Mekân, ses sistemi ve ikram gibi işler görev olarak panoya girilir; vadeler yazılan “yarın” ya da tarihle atanır.
3. Tedarikçi faturaları ve masraf fişleri projeye bağlanarak girilir.
4. Müşteriye kesilen faturalar aynı projeye bağlanır.
5. Etkinlik sonrası Gider Takip Raporu ile bütçe kullanımına, proje faaliyet raporuyla alış-satış ve tahsilat dengesine bakılır.

Jetvel’de adım adım proje kurulumu

1. Proje Yönetimi modülünü açın. Ana Ekran’da açık işlerinizi göreceksiniz.
2. Yeni proje oluşturun. Tür, Bilgiler, Pano ve Üyeler adımlarını doldurun; Kişisel veya Genel seçin.
3. Görevleri ekleyin. Hızlı eklemeyle görev yazın, vade için başlığın sonuna “yarın” gibi bir ifade ekleyin.
4. Görünümü seçin. Pano, Liste, Zaman Çizelgesi veya Takvim ekibinize uygun olanı kullanın.
5. Rutin işleri tanımlayın. Tekrar eden işler için Rutin İşler bölümünden kural oluşturun veya hazır paket seçin.
6. Fişleri projeye bağlayın. Gider ve gelir belgelerini girerken proje alanını doldurun.
7. Raporlayın. Gider Takip Raporu ve proje faaliyet raporuyla bütçe ve kârlılığı kontrol edin; Analiz ekranından iş yükünü izleyin.

Mali müşavirler için not

Mükellef bazlı tekrarlayan iş akışı yöneten ofisler için Rutin İşler özellikle faydalıdır. Mali müşavirlere özel özellikler için Mali Müşavire Özel sayfamıza ve mükelleften evrak toplama yazımıza göz atabilirsiniz.

Proje yönetimi ve muhasebeyi ayrı araçlarda tutmanın bedeli

Birçok işletme görevleri bir araçta, parayı başka bir araçta izler. Sonuçta ortaya çıkan tipik durumlar şunlardır:

• Aynı projenin adı iki yerde farklı yazılmıştır; raporlar birbirini tutmaz.
• Proje bitince masraflar toplanır ve kârlılık geriye dönük hesaplanır, iş sürerken müdahale için geç kalınır.
• Muhasebe ekibi görevin durumunu, proje ekibi faturanın durumunu bilmez.

Aynı sistemde ise proje seçimi fişin bir alanı olduğundan, gider ve gelir kayıtlarını girerken projeyi seçmeniz yeterlidir. Ekibiniz iki ayrı yere veri girmez.

Sık yapılan hatalar

• Fişleri projesiz girmek: Projeye bağlanmayan masraf, proje raporunda görünmez. Proje alanını doldurmayı alışkanlık haline getirin.
• Her şeyi tek projede toplamak: Çok geniş bir proje, kârlılık analizini anlamsız kılar. İşleri anlamlı parçalara bölün.
• Rolleri atlamak: Müşteri veya dış paydaşları izleyici, ekibi üye, sorumluyu yönetici olarak ayırın.

Sonuç

Proje yönetimi ve muhasebeyi ayrı araçlarda tutmak, gerçek proje kârlılığını görmeyi zorlaştırır. Jetvel’de görevler, rutin işler, fişler ve raporlar aynı veri üzerinde birleşir. Özellik listesinin tamamı için özellikler sayfasına bakabilir, soru ve demo talepleriniz için iletişim sayfasını kullanabilirsiniz. Jetvel’i 14 gün ücretsiz deneyin.