Mobil muhasebe: sahada fatura, tahsilat ve stok yönetimi

Mobil muhasebe, fatura kesmek, tahsilat almak, stok saymak ve cari bakiyeye bakmak gibi günlük işleri ofise dönmeden, telefondan yapabilmektir. Jetvel’in iOS ve Android uygulaması web ile aynı veriyi kullanır; sahada kaydettiğiniz her işlem merkezde anında görünür.

Bu yazıda mobil muhasebenin sahada hangi işleri kolaylaştırdığını, Jetvel mobil uygulamasında neler yapabildiğinizi ve ekibiniz için güvenli bir kurulumu adım adım anlatıyoruz.

Mobil muhasebe neden önemli?

Satış temsilcisi müşterideyken sipariş alır, ama faturası ertesi gün ofiste kesilir. Tahsilat elden alınır, ama kayda geçmesi hafta sonunu bulur. Depo sayımı kâğıda yazılır, sonra Excel’e, sonra yazılıma aktarılır. Her ara adım hem zaman kaybı hem de hata riski demektir.

Mobil muhasebe bu ara adımları ortadan kaldırır:

• İşlem, gerçekleştiği yerde ve anında kayda geçer.
• Cari bakiye ve stok miktarı sahada güncel olarak görülür.
• Ofisteki ekip veriyi yeniden girmek yerine kontrol eder.

Jetvel mobil uygulamasında neler var?

Satış belgeleri: teklif, sipariş, fatura

Mobilde teklif, sipariş ve fatura oluşturabilir, düzenleyebilir ve detaylarını görüntüleyebilirsiniz. Tekliften siparişe aktarım sahada da çalışır; müşteri teklifi onayladığında yeniden satır girmeniz gerekmez. Belgenin PDF’ini telefonda önizleyip paylaşabilirsiniz.

E-Dönüşüm

Uygulamadaki E-Dönüşüm bölümünde gönderime hazır belgeler, giden kutusu ve gelen kutusu yer alır. Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını mükellef sorgulama ekranından kontrol edebilir, gelen faturaları alış faturası olarak içeri alabilirsiniz.

Kartla tahsilat

Cari kartından “Ödeme Al” ile müşterinizin kartından tahsilat yaparsınız. Ödeme 3D Secure doğrulamasıyla alınır, karta uygun taksit seçenekleri gösterilir ve makbuz e-postası gönderilebilir. Tahsilat, tanımladığınız sanal POS hesabı üzerinden gerçekleşir ve cariye işlenir.

Cari kartlar ve ekstre

Alıcı ve satıcı kartlarını görüntüleyebilir, yeni kart açabilir, cari ekstresini telefonda inceleyebilirsiniz. Ziyaret öncesinde müşterinin açık bakiyesine bakmak, tahsilat konuşmasını çok daha somut hale getirir.

Tahsilat, ödeme ve masraf fişleri

Finans fişlerini mobilden kesebilirsiniz. Masraf girerken fişi ya da makbuzu kameraya okutmanız yeterli; uygulama görüntüden bilgileri okuyarak formu doldurmanıza yardımcı olur.

Stok ve depo işlemleri

• Stok kartları: Stok detayı ve miktarlar, barkodla arama, yeni stok kartı.
• Sayım: Depoda barkod okutarak sayım yapma.
• Transfer: Depolar arası transfer fişi.
• Stok fişi: Giriş ve çıkış fişleri.
• Basit üretim: Reçete seçerek üretim kaydı.

Çek, senet, raporlar ve belgeler

Çek ve senet kayıtlarını mobilde görüntüleyip yeni kayıt açabilirsiniz. Raporlar bölümünde cari yaşlandırma, satış analizi, stok envanter, stok hareket, tahsilat/ödeme, genel hesap özeti ve şube faaliyet raporları bulunur. Belgelerim alanından şirket dokümanlarınıza erişir, bildirimlerle önemli gelişmelerden haberdar olursunuz.

Bayileriniz için B2B ekranları

B2B portal kullanıcıları da aynı uygulamayla giriş yapabilir. Bayileriniz e-katalogdan sipariş verir, teklif ister, ekstresini görür ve kartla ödeme yapar. B2B tarafını B2B portal sayfamızda ayrıntılı anlattık.

Sahada bir gün: örnek senaryo

Mobil uygulamanın değerini en iyi anlatan şey, sıradan bir iş gününün nasıl değiştiğidir. Bir saha satış temsilcisi için örnek bir akış:

1. Sabah: Ziyaret edeceği müşterilerin cari ekstresine bakar, açık bakiyeleri ve vadesi geçmiş faturaları not eder.
2. Müşteride: Ürünleri stok kartından barkodla arar, güncel miktarı görür ve teklifi telefonda hazırlar.
3. Onay sonrası: Teklifi siparişe aktarır; ofisteki ekip siparişi web tarafında anında görür.
4. Tahsilat: Açık bakiye için müşterinin kartından 3D Secure ile ödeme alır; tahsilat cariye işlenir, makbuz e-postayla gider.
5. Masraf: Yol üstündeki yakıt fişini kameraya okutarak masraf fişini girer.
6. Akşam: Gün içindeki satış ve tahsilatlar raporlarda görünür; ofise dönüp veri girmek gerekmez.

Depo tarafında da benzer bir tablo vardır: depo personeli sayımı ve transferleri barkod okutarak telefondan yapar, stok miktarları anında güncellenir.

Web ve mobil: hangisi ne için?

İş	Web	Mobil
Sahada fatura ve sipariş	Mümkün	En pratik
Kartla tahsilat	Mümkün	En pratik
Barkodla sayım ve transfer	Mümkün	En pratik
Toplu içeri aktarma, Excel	En pratik	Yok
Resmi muhasebe, mizan, defterler	En pratik	Yok
Rapor inceleme	Ayrıntılı	Özet ve hızlı bakış

Kısacası mobil uygulama sahadaki operasyonu taşır; toplu veri işleri ve resmi muhasebe web tarafında kalır. İkisi aynı veritabanını kullandığı için arada aktarım ya da senkronizasyon adımı yoktur.

Mobil muhasebe uygulaması seçerken nelere bakmalı?

Piyasada “mobil” etiketi taşıyan pek çok uygulama aslında yalnızca rapor görüntüleyicisidir. Sahada gerçekten iş gören bir uygulama için şu soruları sorun:

• Kayıt yapabiliyor mu? Uygulama yalnızca rapor mu gösteriyor, yoksa fatura, sipariş, tahsilat ve stok fişi de oluşturabiliyor mu?
• Aynı veriyi mi kullanıyor? Mobil ile web arasında aktarım ya da gece senkronizasyonu gerekiyorsa sahadaki bilgi her zaman bir adım geride kalır.
• Yetkiler ayrı yönetilebiliyor mu? Saha personeline webdeki tüm yetkileri vermek zorunda kalmamalısınız.
• Tahsilat alabiliyor mu? Kartla ödeme alınamıyorsa tahsilat yine elden ya da havaleyle yürür, kayıt gecikir.
• E-belge desteği var mı? Sahada kesilen faturanın e-Fatura veya e-Arşiv olarak gönderilebilmesi gerekir.
• Barkod ve kamera kullanıyor mu? Sayım, transfer ve masraf girişinde barkod ve kamera desteği zamanı ciddi biçimde kısaltır.

Jetvel mobil uygulaması bu soruların hepsine aynı veritabanı üzerinden cevap verir.

Jetvel’de adım adım mobil kurulum

1. Uygulamayı indirin. Jetvel’i App Store’dan ya da Google Play’den indirin. İndirme bağlantılarını mobil uygulama sayfamızda bulabilirsiniz.
2. Mobil yetkileri tanımlayın. Web’de kullanıcı veya rol ekranındaki Mobil Yetkiler bölümünü açın. Mobil uygulamaya giriş izni ayrı bir anahtarla açılıp kapatılır.
3. Hazır şablon seçin. Saha Satış, Tahsilat Personeli, Gider Girişi, Depo Personeli, Sadece Görüntüleme veya Tam Yetki şablonlarından birini uygulayın. Mobil yetkiler web yetkilerini değiştirmez; bir kullanıcıya webde geniş, mobilde dar yetki verebilirsiniz.
4. Sanal POS’u tanımlayın. Kartla tahsilat alacaksanız sanal POS hesabınızın tanımlı olduğundan emin olun.
5. Giriş yapın ve şubeyi seçin. Kullanıcı Jetvel hesabıyla giriş yapar; birden fazla şubesi varsa çalışacağı şubeyi seçer.
6. İlk işlemi yapın. Bir teklif ya da fatura oluşturup web tarafında anında göründüğünü kontrol edin.

Sahada güvenli kullanım için öneriler

• Saha ekibine yalnızca ihtiyaç duydukları ekranları açın; örneğin tahsilat personeli fiyat ve maliyet bilgisini görmek zorunda değildir.
• Ayrılan personelin mobil giriş iznini kapatmayı unutmayın.
• Paylaşılan cihaz kullanılıyorsa her kullanıcının kendi hesabıyla giriş yapmasını sağlayın; böylece kayıtlar kimin yaptığıyla birlikte tutulur.

Sonuç: Ofis cebinizde

Mobil muhasebe, sahadaki işi kayda geçirmekle ofisteki kontrol arasındaki boşluğu kapatır. Jetvel mobil uygulaması tüm paketlere dahildir; fatura, tahsilat ve stok işlemlerini web ile aynı veride yürütür. Uçtan uca iş akışının mobil ve webde nasıl birleştiğini merak ediyorsanız tekliften tahsilata Jetvel yazımıza göz atın, ardından uygulamayı indirip 14 gün ücretsiz deneyin.