KOBİ'ler için bulut muhasebenin 5 avantajı

Bulut muhasebe, muhasebe yazılımının sizin bilgisayarınıza değil internet üzerinden çalışan bir hizmete kurulduğu modeldir. KOBİ’ler için bunun anlamı basit: sunucu, lisans yenileme, manuel yedekleme ve sürüm yönetimi derdi biter; kayıtlarınıza telefondan da bilgisayardan da, mali müşavirinizle aynı anda ulaşırsınız.

Bu yazıda bulut muhasebenin KOBİ’ye sağladığı beş somut avantajı, geçişte dikkat edilecek noktaları ve Jetvel’de bunun nasıl yapıldığını anlatıyoruz. Kavramı baştan öğrenmek isterseniz önce bulut muhasebe programı nedir yazısına bakabilirsiniz.

Masaüstü yazılımın KOBİ’ye yüklediği yük

Geleneksel masaüstü muhasebe yazılımı, belirli bir bilgisayarda oturmayı gerektirir. Bu düzenin sık görülen sıkıntıları şunlardır:

• Kayıtlar tek bilgisayarda kalır; ofis dışındayken bir cari bakiyesine bakmak zordur.
• Yedekleme kişiye bağlıdır; unutulduğunda risk büyür.
• Yazılım güncellemesi elle yapılır, sürümler arasında uyumsuzluk çıkabilir.
• Mali müşavir veriye ulaşmak için dosya ister; evrak ve dosya trafiği oluşur.

Bulut yapıda bu işlerin çoğu sizin yerinize yapılır.

1. Sunucu ve BT yükü yok

Kendi sunucunuzu kurmanız, bakımını yapmanız ya da bu iş için BT personeli çalıştırmanız gerekmez. Yazılım tarayıcıdan açılır. Maliyet tarafında kurulum yatırımı yerine abonelik vardır; güncel paketleri fiyatlandırma sayfasında karşılaştırabilirsiniz.

2. Telefondan ve tabletten erişim

Tedarikçi ödemesine bakmak ya da cari bakiyesini kontrol etmek için ofise dönmek zorunda kalmazsınız. Jetvel’in iOS ve Android uygulaması tüm paketlere dahildir; ayrıca web arayüzü telefon ve tablette kart düzeninde çalışır, listeler kart olarak, pencereler alttan açılan sayfa olarak görünür. Sahadaki ekip için fatura, tahsilat ve sayım gibi işlemler mobil tarafta da yapılabilir. Ayrıntılar mobil muhasebe yazısında.

3. Otomatik güncelleme

Yeni sürüm yayınlandığında açık sekmeler güncellemeyi kendiliğinden alır; kullanıcının eski sürümle çalışmaya devam edip sayfayı zorla yenilemesi gerekmez. Yani “yeni sürüme geçerken kayıtlarım ne olacak?” kaygısı yoktur: veriniz zaten aynı yerde durur, değişen yalnızca yazılımdır. Yenilikleri yenilikler sayfasında takip edebilirsiniz.

4. Mali müşavirle aynı veri

Bulut muhasebenin KOBİ için en değerli yanlarından biri budur. Mali müşavir Jetvel’de müşavir hesabı olarak çalışıyorsa, bağlantı sizin onayınızla kurulur ve müşavir kayıtlarınıza sizden dosya istemeden bakabilir. Siz de Müşavirim ekranında son erişim zamanını, erişen kişiyi ve işlem geçmişini görürsünüz. Bağlantıyı dilediğiniz zaman sonlandırabilirsiniz.

Evrak tarafında da müşavir, belge akışında dönem ve vade belirterek talep açar; siz dosyaları o talebe yüklersiniz. Bu iş birliğini mali müşavir ve işletme iş birliği yazısında ayrıntılı anlattık.

5. Güvenlik ve erişim kontrolü

“Verim internette, güvende mi?” sorusu yerindedir. Bulutun güvenliğini belirleyen iki unsur vardır: kimin erişebildiği ve kimin ne yaptığının görülebilmesi. Jetvel’de:

• Yetki sistemi KEY: Her ekran ve işlem için Yok, Görüntüle, Düzenle ve Tam seviyesi.
• Mobil için ayrı yetki: Kullanıcıya webde geniş, mobilde dar yetki verilebilir.
• İki faktörlü doğrulama: Girişte 2FA doğrulama ekranı vardır.
• Denetim izi: Kaydı kimin, ne zaman, hangi alanda değiştirdiği izlenebilir.

Güvenlik yaklaşımımızın genel çerçevesi için güvenlik sayfasına bakın.

Masaüstü ve bulut: kısa karşılaştırma

Konu	Masaüstü yazılım	Bulut muhasebe
Erişim	Kurulu bilgisayar	Tarayıcı, telefon ve tablet
Güncelleme	Elle, sürüm takibiyle	Otomatik
Yedekleme	Kullanıcıya bağlı	Hizmet sağlayıcıda
Mali müşavirle paylaşım	Dosya ve evrak trafiği	Aynı veriye onaylı erişim
E-belge ve banka	Ayrı araçlar	Aynı çatıda
Başlangıç yatırımı	Lisans ve sunucu	Abonelik

Sık duyulan itirazlar

“Verim başkasının sunucusunda olacak.” Doğru; bu yüzden kimin neye erişebildiğini sizin belirlemeniz ve izleyebilmeniz önemlidir. Yetki sistemi, 2FA ve denetim izi bu ihtiyaca cevap verir.

“Ekibim alışamaz.” Rol bazlı yetkiyle her çalışan yalnızca işiyle ilgili ekranları görür; ekran sayısı azaldıkça öğrenme yükü de azalır. Telefonda da aynı sade düzen geçerlidir.

“Şu anki programımda yıllarca veri var.” Tamamını taşımanız gerekmez. Güncel cari, aktif stok ve açılış bakiyeleriyle başlayıp geçmişi gerektikçe ekleyebilirsiniz.

Bulut muhasebe sizin için uygun mu?

Aşağıdaki sorulara “evet” diyorsanız bulut yapı büyük olasılıkla işinizi kolaylaştırır:

• Ekibiniz ya da mali müşaviriniz farklı yerlerden çalışıyor mu?
• Kayıtlara ofis dışından bakmanız gerekiyor mu?
• Yedekleme ve sürüm takibini bir kişinin hafızasına bırakıyor musunuz?
• E-fatura ve banka hareketlerini tek yerde toplamak istiyor musunuz?

Bir sınırı da baştan bilmek gerekir: bulut yazılım çalışmak için internet bağlantısı ister. Ofiste yedek bir bağlantı bulundurmak makul bir önlemdir.

Geçiş nasıl yapılır?

1. Mevcut durumu not edin. Hangi programlar, hangi raporlar, hangi iş akışları kullanılıyor?
2. Deneme hesabı açın. Küçük bir veri setiyle gerçek işleri deneyin.
3. Verileri aktarın. İçeri Aktarma ekranında cari, stok ve belge verilerini Excel’den alın. Şablonu indirip doldurabilir, taslağı kaydedip sonra devam edebilirsiniz. Aktarım hatalıysa Aktarım Geçmişi’nden geri alabilirsiniz.
4. E-dönüşümü bağlayın. Entegratörünüzü tanımlayın, önce test ortamında deneyin. Ayrıntılar için E-Dönüşüm rehberi uygun bir başlangıçtır.
5. Yetkileri verin. Her çalışana yalnızca işiyle ilgili ekranları açın.
6. Mali müşavirinizi bağlayın. Müşavirinizin Jetvel müşavir hesabıyla davet göndermesini isteyin.

Daha geniş bir yol haritası için KOBİ’ler için dijital dönüşüm yazımıza göz atın.

Mali müşavirinizle konuşurken

Geçişe karar verdiğinizde ilk telefonu mali müşavirinize açın. Hesap planınızın, belge serilerinizin ve ay sonu rutininizin nasıl taşınacağını birlikte netleştirin. Müşaviriniz Jetvel kullanıyorsa davet göndermesi yeterlidir; kullanmıyorsa evrak akışını başlangıçta mevcut yönteminizle sürdürüp geçişi aşamalı yapabilirsiniz. Müşaviri sürece baştan dahil etmek, geçişin en sık takıldığı noktayı ortadan kaldırır.

Sonuç

Bulut muhasebe KOBİ’ler için bir modernlik göstergesinden çok, işletme yükünü azaltan pratik bir tercihtir: sunucusuz, her yerden erişilen, güncel kalan ve mali müşavirle ortak çalışılan bir düzen. Özelliklerin tamamını özellikler sayfasında, KOBİ’ye özel bakışı KOBİ çözümleri sayfasında bulabilirsiniz.

Jetvel’i 14 gün ücretsiz deneyin. Ücretsiz hesabınızı oluşturun ya da sorularınız için bizimle iletişime geçin.